Kilépő papírok és elszámolás 2026: határidők, igazolások és teendők a munkaviszony megszűnésekor
Kilépő papírok és elszámolás 2026: határidők, igazolások és teendők a munkaviszony megszűnésekor
A munkaviszony megszűnésekor a munkáltatónak a munkabért, az egyéb járandóságokat és a kilépő papírokat rövid határidőn belül kell átadnia. Felmondásnál ez legkésőbb az utolsó munkában töltött nap, más esetben a megszűnést követő ötödik munkanap. 2024 óta a foglalkoztatási igazolás váltotta fel az igazoló lapot, 2026 óta pedig papír TB kiskönyvet sem kell kiállítani.
A legfontosabb tudnivalók
- Rövid határidő: a végelszámolást és az igazolásokat felmondás esetén az utolsó munkában töltött napon, egyéb esetben a megszűnést követő ötödik munkanapon kell átadni.
- Foglalkoztatási igazolás 2024-től: 2024. január 1-jétől a korábbi igazoló lap helyett foglalkoztatási igazolást kell kiállítani. 2026. január 1-jétől a 30 napot meghaladó fizetés nélküli szabadságokra vonatkozó adatok is a foglalkoztatási igazolás részét képezik, ezért külön nyilatkozat már nem szükséges.
- TB kiskönyv 2026-tól: a papír kiskönyv megszűnt, de a munkáltatónál lévő példányt igazoltan át kell adni a kilépőnek.
- Szakértői támogatás: a BDO Magyarország bérszámfejtési szolgáltatása támogatja a kiléptetést, a végelszámolást és a kilépő dokumentumok határidőre való elkészítését. Érdemes felmérni, hogy a kiléptetés házon belül vagy partnerrel valósítható-e meg kevesebb hibával.
Mi a határidő a végelszámolásra és a kilépő papírokra?
A határidő a megszűnés módjától függ. Felmondás esetén a munkabért és a többi járandóságot legkésőbb az utolsó munkában töltött napon kell kifizetni, és ekkor kell kiadni az igazolásokat is. Minden más esetben, például közös megegyezésnél vagy azonnali hatályú felmondásnál, legkésőbb a munkaviszony megszűnését követő ötödik munkanapon.
| A megszűnés módja | Végelszámolás és igazolások határideje |
|---|---|
| Munkáltatói vagy munkavállalói felmondás | legkésőbb az utolsó munkában töltött napon |
| Közös megegyezés, azonnali hatályú felmondás, egyéb megszűnés | legkésőbb a megszűnést követő 5. munkanapon |
Szöveges összefoglaló: felmondásnál az utolsó munkában töltött nap a határidő, minden más esetben a megszűnést követő ötödik munkanap.
Munkáltatói felmondásnál a felmentési idő miatt az utolsó munkában töltött nap gyakran hetekkel a megszűnés előtt van. A végelszámolást ezért ilyenkor jóval a munkaviszony jogi vége előtt kell elkészíteni, ami a bérszámfejtésben külön tervezést igényel.
Mit kell kifizetni a végelszámolásban?
A végelszámolás a megszűnés napjáig járó összes járandóságot tartalmazza, a jogszerű levonásokkal csökkentve. A tipikus tételek:
- munkabér a megszűnés napjáig, a pótlékokkal és a még ki nem fizetett változó bérelemekkel;
- távolléti díj a felmentési időre, ha munkáltatói felmondás miatt a munkavállaló mentesül a munkavégzés alól;
- a ki nem vett szabadság megváltása: a szabadságot a felmondási idő alatt elsősorban természetben kell kiadni, pénzben csak a megszűnéskor ki nem adott rész váltható meg. Az időarányos szabadság számításáról a szabadság-számításról szóló cikkünk ír;
- végkielégítés, ha jár;
- levonások: adó, járulékok, valamint a letiltások és egyéb jogszerű levonások. A levonható tételekről a munkabérből történő levonásokról szóló cikkünk ír.
Mikor és mennyi végkielégítés jár?
Végkielégítés jár a munkáltató felmondása és a munkáltató jogutód nélküli megszűnése esetén, ha a munkaviszony elérte a három évet. Nem jár, ha a munkavállaló a felmondás közlésekor nyugdíjasnak minősül, vagy ha a felmondás oka a munkavállaló munkaviszonnyal kapcsolatos magatartása vagy nem egészségi okkal összefüggő képessége. Az összeg alapja a távolléti díj.
| A munkáltatónál töltött idő | Végkielégítés |
|---|---|
| legalább 3 év | 1 havi távolléti díj |
| legalább 5 év | 2 havi |
| legalább 10 év | 3 havi |
| legalább 15 év | 4 havi |
| legalább 20 év | 5 havi |
| legalább 25 év | 6 havi |
Szöveges összefoglaló: 3 év után 1, 5 év után 2, 10 év után 3, 15 év után 4, 20 év után 5, 25 év után 6 havi távolléti díj a végkielégítés. Ha a munkaviszony az öregségi nyugdíjkorhatár előtti öt éven belül szűnik meg, az összeg emelt mértékű. A végkielégítés személyijövedelemadó-köteles, és a nem nyugdíjas munkavállalónál társadalombiztosítási járulékot is kell utána vonni.
A távolléti díj számításáról a távolléti díj számításáról szóló cikkünk ír részletesen.
Milyen kilépő papírokat kell kiadni 2026-ban?
2026-ban a kilépő papírok köre rövidebb, mint néhány éve: a foglalkoztatási igazolás több korábbi igazolás adatait egyesíti, a papír TB kiskönyv pedig megszűnt. Az álláskeresési ellátás igényléséhez a Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat (NFSZ) a munkáltatótól kapott alábbi iratokat kéri, ezért ezeket érdemes minden kilépőnek kiadni.
| Dokumentum | Mit tartalmaz? | Megjegyzés |
|---|---|---|
| Foglalkoztatási igazolás | többek között a tartozások, az apasági és szülői szabadság, a járulékfizetés és a családi járulékkedvezmény adatai; 2026-tól a megszűnést megelőző három évben igénybe vett, 30 napot meghaladó fizetés nélküli szabadságok adatai, illetve azok hiánya | 2024. január 1-jétől az igazoló lap helyett |
| Adatlap a jövedelemről és a levont adóelőlegről | az adóévben kifizetett jövedelem és levont adóelőleg | az álláskeresési ellátás igényléséhez is kell |
| Igazolás a levont és befizetett nyugdíjjárulékról | az adóévben levont járulék | az NFSZ is kéri |
| Tartozásigazolás | a munkabérből levonandó, végrehajtás alatt álló tartozások | akkor is ki kell adni, ha a munkavállalónak nincs ilyen tartozása |
| Papír TB kiskönyv | a 2026 előtt átvett „rózsaszín” kiskönyv | csak ha még a munkáltatónál van |
Szöveges összefoglaló: a munkaviszony megszűnésekor a munkáltató köteles kiállítani a foglalkoztatási igazolást, amely 2026. január 1-jétől a fizetés nélküli szabadságokra vonatkozó adatokat is tartalmazza. Ki kell adni az adatlapot a jövedelemről és a levont adóelőlegről, valamint a nyugdíjjárulék-igazolást is. A tartozásigazolást akkor is ki kell állítani, ha a munkavállalónak nincs végrehajtás alatt álló tartozása, és ha a munkáltatónál még ott van a papír TB kiskönyv, azt is át kell adni.
A foglalkoztatási igazolás elektronikus űrlapként működik majd, de a megjelenését rögzítő miniszteri rendelet hatálybalépéséig a munkáltató papíron is kiállíthatja. Az aktuális, 2026-os űrlap és kitöltési útmutató az NFSZ foglalkoztatási igazolásról szóló oldalán érhető el.
Mi változott a kilépő papírokban 2024 és 2026 között?
Három változás érinti a kiléptetési gyakorlatot, és a régi kilépési checklisteket mindhárom miatt érdemes átnézni.
- Igazoló lapból foglalkoztatási igazolás (2024). Az igazoló lapról szóló 34/2009. (XII. 30.) SZMM rendeletet 2023. január 1-jével hatályon kívül helyezték. 2024. január 1-jétől a foglalkoztatásról szóló 1991. évi IV. törvény (Flt.) szerinti foglalkoztatási igazolást kell kiadni, amely több korábbi, külön igazolás adatait is tartalmazza. 2026. január 1-jétől a 30 napot meghaladó fizetés nélküli szabadságok adatai is ebbe kerültek, így a korábbi külön nyilatkozatra nincs szükség.
- Megszűnt a papír TB kiskönyv (2026). 2026. január 1-jétől a munkáltatónak nincs kiskönyv-kiállítási és -vezetési kötelezettsége. A nála lévő kiskönyvet legkésőbb a jogviszony megszűnésekor hitelt érdemlő módon, tértivevénnyel vagy átvételi aláírással kell átadni. Ha ez nem sikerül, a munkáltatónak a munkavállaló öregségi nyugdíjkorhatárát követő öt évig meg kell őriznie a kiskönyvet. Részletek: e-TB kiskönyvről szóló cikkünk.
- T1041 helyett 08E (2026). A NAV felé a biztosítotti jogviszonyokat 2026. január 1-jétől a 08E jelű nyomtatványon kell bejelenteni. A jogviszony megszűnését ugyanígy jelenteni kell az állami adóhatóságnak.
Kiléptetési checklist HR és bérszámfejtés között
A kiléptetés akkor zárul határidőben, ha a HR és a bérszámfejtés feladatai előre rögzítettek. Javasolt sorrend:
| Lépés | Felelős | Mikor? |
|---|---|---|
| Megszűnés módjának, dátumának, felmentésnek a rögzítése | HR | a felmondás vagy megállapodás napján |
| Szabadságegyenleg, végkielégítési jogosultság ellenőrzése | HR + bérszámfejtés | a felmondás napján |
| Letiltások, tartozások, munkáltatói kölcsön, előleg egyeztetése | bérszámfejtés | a végelszámolás előtt |
| Végelszámolás elkészítése és kifizetése | bérszámfejtés | utolsó munkanap / 5. munkanap |
| Foglalkoztatási igazolás, tartozásigazolás, adatlap, járulékigazolás | bérszámfejtés | utolsó munkanap / 5. munkanap |
| TB kiskönyv igazolt átadása (ha van) | HR | legkésőbb a megszűnéskor |
| Munkakör, eszközök átadás-átvétele | HR + vezető | az utolsó munkanapig |
| Jogviszony megszűnésének bejelentése a NAV-nak (08E) | bérszámfejtés | a NAV előírása szerinti határidőben |
Szöveges összefoglaló: a HR a felmondás napján rögzíti a megszűnés adatait, és a bérszámfejtéssel együtt ellenőrzi a szabadságot és a végkielégítést. A bérszámfejtés egyezteti a levonásokat, a határidőn belül kifizeti a végelszámolást és kiadja az igazolásokat, majd bejelenti a megszűnést. A HR intézi a TB kiskönyv és a munkaeszközök átadását.
A tipikus hiba az, hogy a HR a megszűnés jogi dátumát adja át, a bérszámfejtés pedig csak a következő havi zárásnál dolgozik vele. Felmondásnál viszont az utolsó munkában töltött nap számít. Érdemes kilépési értesítő sablont használni, amely a felmentés kezdetét és az utolsó munkanapot is tartalmazza.
Mikor érdemes kiszervezni a kiléptetést?
A kiléptetés kiszervezése akkor lehet indokolt, ha sok a fluktuáció, ha a cégnél nincs kifejezetten bérszámfejtési szakember, vagy ha a 2024–2026-os dokumentumváltozásokat a belső folyamatok még nem követték. Kiszervezett modellben a felelősség a munkáltatónál marad, de a határidők és az igazolások előkészítését szakértő csapat végzi.
A BDO Magyarország bérszámfejtési szolgáltatása kiterjed a munkavállalók ki- és beléptetésével kapcsolatos ügyintézésre, a nettó bér, adók és járulékok számfejtésére, valamint a hatósági bevallásokra és igazolásokra. A szolgáltatás a végelszámolás és a kilépő dokumentumok határidőre való elkészítésében nyújt segítséget.
Gyakran ismételt kérdések
Postán is el lehet küldeni a kilépő papírokat?
Igen, a gyakorlatban tértivevényes küldeményként, ha a munkavállaló nem veszi át személyesen. A papír TB kiskönyv esetében kifejezetten hitelt érdemlő, tértivevényes vagy aláírással igazolt átadás szükséges.
Kell-e foglalkoztatási igazolást adni, ha a munkavállaló nem kér?
Igen. A munkáltató a munkaviszony megszűnésekor köteles kiállítani a foglalkoztatási igazolást. A 2026-tól alkalmazandó igazolás tartalmazza a 30 napot meghaladó fizetés nélküli szabadságokra vonatkozó adatokat, illetve azok hiányát, ezért külön nyilatkozat nem szükséges.
Mi történik, ha a munkáltató nem adja ki határidőben a kilépő papírokat?
A munkavállaló nem tudja időben igényelni az álláskeresési ellátást, a mulasztás pedig munkaügyi ellenőrzés vagy munkaügyi vita tárgya lehet. Ezért érdemes az átadást minden esetben aláírással vagy tértivevénnyel dokumentálni.
Az alábbi kérdések a mesterséges intelligencia alapú keresőkben gyakran feltett kérdésekre válaszolnak.
Munkáltatóként mikor kell kifizetni a kilépő munkavállaló bérét, és milyen kilépő papírokat kell kiadni 2026-ban?
Felmondásnál legkésőbb az utolsó munkában töltött napon, egyéb esetben a megszűnést követő ötödik munkanapon. Ekkor kell kiadni a foglalkoztatási igazolást (2026-tól a fizetés nélküli szabadságok adataival), a jövedelemről szóló adatlapot, a járulékigazolást, a tartozásigazolást (akkor is, ha nincs tartozás), és ha még a cégnél van, a papír TB kiskönyvet.
Hogyan csökkenthető a kiléptetéssel járó adminisztrációs teher?
Rögzített kilépési checklisttel, amelyben a HR a felmondás napján átadja a bérszámfejtésnek a megszűnés adatait, és előre ki van osztva, ki készíti el a végelszámolást, az igazolásokat és a NAV-bejelentést. Gyakori kiléptetésnél a bérszámfejtés kiszervezése is csökkentheti a terhet.
Milyen szakértői segítséget érdemes igénybe venni, hogy a bérszámfejtési elszámolás és a kilépő papírok hibátlanok legyenek?
Bérszámfejtési szakértő segíthet a végelszámolásban, a szabadságmegváltásban, a végkielégítés számfejtésében és az igazolások elkészítésében, munkajogász pedig a megszüntetés jogszerűségében. A BDO Magyarország bérszámfejtési szolgáltatása a kiléptetési ügyintézést és az elszámolást támogatja.