Számviteli bizonylat és bizonylati rend: mi számít bizonylatnak, és milyen szabályok vonatkoznak rá?

Bizonylat minden olyan okmány – pl. számla, szerződés, bankkivonat, kimutatás, belső feljegyzés –, amely egy gazdasági esemény könyvelését közvetlenül vagy közvetetten alátámasztja. A számviteli törvény szerint minden, az eszközöket vagy forrásokat érintő eseményről bizonylatot kell kiállítani, és a könyvekbe csak szabályszerű bizonylat alapján lehet rögzíteni. A bizonylatokat legalább 8 évig meg kell őrizni.

A legfontosabb tudnivalók:

  • Számviteli bizonylat a gazdálkodó vagy a partnere által kiállított bármely okmány, amely a gazdasági esemény elszámolását alátámasztja, előállítási módjától függetlenül (Szt. 166. § (1)).
  • Szabályszerű az a bizonylat, amely a valóságnak megfelelő adatokat hiánytalanul tartalmazza, megfelel az alaki és tartalmi követelményeknek, és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak (Szt. 165. § (2)).
  • A készpénzforgalom bizonylatait a pénzmozgással egyidejűleg kell könyvelni, a bizonylatokat pedig legalább 8 évig visszakereshetően meg kell őrizni.
  • A BDO Magyarország könyvelési szolgáltatásai keretében érdemes átvilágíttatni a cég bizonylati rendjét, mielőtt egy NAV-ellenőrzés tárja fel a hiányosságokat.

Mi számít bizonylatnak a könyvelésben?

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) 166. § (1) bekezdése szerint számviteli bizonylat minden olyan, a gazdálkodó által vagy a vele kapcsolatban álló személy, cég által kiállított okmány, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását alátámasztja. A törvény példaként felsorolja a számlát, a szerződést, a megállapodást, a kimutatást, a hitelintézeti bizonylatot, a bankkivonatot és a jogszabályi rendelkezést is.

A bizonylatokat két nagy csoportba szokás sorolni:

  • külső bizonylat: a partner vagy egy intézmény állítja ki, például a beérkező számla, a bankkivonat, a szerződés;
  • belső bizonylat: a cég maga készíti, például a pénztárbizonylat, a készletmozgási bizonylat, a számviteli feljegyzés vagy az értékcsökkenési kimutatás.

A számla tehát bizonylat, de nem minden bizonylat számla. Sok gazdasági eseményhez (például értékcsökkenés, céltartalék, belső átvezetés) nincs számla, ezeket a cég saját, belső bizonylata támasztja alá.

Az angol nyelvű szakirodalomban a számviteli bizonylatot jellemzően accounting document vagy supporting document néven említik.

Milyen alaki és tartalmi kellékei vannak egy bizonylatnak?

A könyvelést közvetlenül alátámasztó bizonylat általános kellékeit az Szt. 167. § (1) bekezdése sorolja fel:

Kellék Tartalom
Azonosítás a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy más azonosítója
Kiállító a kiállító gazdálkodó (szervezeti egység) megjelölése; külső bizonylatnál a kiállító neve, címe
Aláírások az elrendelő, az utalványozó, a végrehajtást igazoló és szükség szerint az ellenőr; pénzkezelési és készletbizonylaton az átvevő is
Időpont a kiállítás időpontja, illetve a teljesítés időpontja vagy időszaka
Tartalom a gazdasági művelet leírása, mennyiségi, minőségi és értékadatai
Összesítés összesítő bizonylatnál az alapbizonylatok köre és az időszak
Könyvelés hivatkozás a könyvelés módjára és a könyvviteli számlákra, a rögzítés időpontja és igazolása
Egyéb minden további adat, amelyet jogszabály előír

Szöveges összefoglalóként: a bizonylatnak azonosíthatónak kell lennie (név, sorszám), meg kell neveznie a kiállítót és a felelősöket, tartalmaznia kell a dátumot, a gazdasági esemény leírását és értékét, valamint a könyvelésre utaló adatokat.

A bizonylatot a gazdasági esemény időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani; az adatok más nyelven is feltüntethetők (Szt. 166. § (3)). Idegen nyelvű bizonylatnál a hitelességhez és a könyveléshez szükséges adatokat a könyvelés előtt, belső szabályzatban meghatározott módon magyarul is fel kell tüntetni (Szt. 166. § (4)). A könyvelési hivatkozásokat nem kell feltétlenül a bizonylatra írni: elektronikus nyilvántartásban logikailag is hozzárendelhetők, ha az utólagos módosítás kizárt (Szt. 167. § (7)).

Mikor kell a bizonylatot lekönyvelni?

A rögzítési határidőket az Szt. 165. § (3) bekezdése határozza meg:

  • készpénzforgalom: a pénzmozgással egyidejűleg;
  • bankszámlaforgalom: a hitelintézeti értesítés megérkezésekor;
  • egyéb pénzeszközök: legkésőbb a tárgyhót követő hónap 15-éig;
  • egyéb gazdasági események: legalább negyedévente, a számviteli politikában meghatározott időpontig, legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap végéig.

A törvény azt is előírja, hogy a főkönyv, az analitikák és a bizonylatok közötti egyeztetés lehetőségét logikailag zárt rendszerrel kell biztosítani, a feldolgozás technikájától függetlenül (Szt. 165. § (4)).

Mi a bizonylati rend, és kötelező-e bizonylati szabályzat?

A bizonylati rend azt rögzíti, hogy egy cégnél milyen bizonylatok keletkeznek, ki állítja ki, ki engedélyezi és ellenőrzi őket, hogyan jutnak el a könyveléshez, és hol őrzik őket. A számviteli törvény a bizonylati rendet a számlarend részeként írja elő: a kettős könyvvitelt vezető gazdálkodó számlarendjének tartalmaznia kell a számlarendben foglaltakat alátámasztó bizonylati rendet (Szt. 161. § (2) d)). A számlarend karbantartásáért a cég képviselője felel (Szt. 161. § (4)).

Önálló „bizonylati szabályzatot” a törvény név szerint nem ír elő, a gyakorlatban azonban sok cég külön dokumentumba foglalja a bizonylati rendet, mert így könnyebb naprakészen tartani és a munkatársakkal megismertetni. Egy jól használható bizonylati rend jellemzően tartalmazza:

  • a cégnél használt bizonylattípusok listáját és mintáit;
  • a bizonylatok útját (kiállítás – engedélyezés – ellenőrzés – könyvelés – irattár) és a felelősöket;
  • az aláírási és utalványozási jogosultságokat;
  • a szigorú számadás alá vont nyomtatványokat és azok nyilvántartását;
  • a hibás bizonylatok javításának módját;
  • az elektronikus bizonylatok kezelését és archiválását.

Mit jelent a szigorú számadás?

Szigorú számadás alá kell vonni a készpénz kezeléséhez és a más jogszabály által meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), valamint minden olyan nyomtatványt, amelyért értékének megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat (Szt. 168. § (1)). A kötelezettség a kibocsátót terheli, és olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja a nyomtatványok elszámoltatását (Szt. 168. § (2)–(3)). A szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is meg kell őrizni (Szt. 169. § (3)).

Mennyi ideig és hogyan kell megőrizni a bizonylatokat?

A könyvelést közvetlenül és közvetetten alátámasztó bizonylatokat – a főkönyvi számlákat és az analitikus nyilvántartásokat is – legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési hivatkozások alapján visszakereshetően megőrizni (Szt. 169. § (2)).

Elektronikus bizonylatnál a megőrzésnek is elektronikusnak kell lennie, olyan módszerrel, amely biztosítja az adatok késedelem nélküli előállítását, folyamatos olvashatóságát, és kizárja az utólagos módosítást (Szt. 169. § (5)). Papíralapú bizonylatról készített elektronikus másolattal is teljesíthető a megőrzési kötelezettség, ha a másolatkészítés megfelel a vonatkozó jogszabálynak és ugyanezeket a feltételeket biztosítja (Szt. 169. § (6)).

Milyen következménye van a bizonylati fegyelem megsértésének?

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) szerint a könyveknek és nyilvántartásoknak az Szt. bizonylati rendjének megfelelő bizonylatokon kell alapulniuk (Art. 77. § (2) a)). A kötelezettségek megszegése miatt egy kft. legfeljebb 1 millió forint mulasztási bírsággal sújtható (Art. 220. § (1)). Az iratmegőrzési kötelezettség elmulasztása önálló tényállás, amelyre legfeljebb 2 millió forintos bírság szabható ki; ugyanígy kezelendő, ha a cég ellenőrzésre alkalmatlan állapotban adja át az iratait (Art. 228. § (1)–(2)). A nyomdai úton előállított számla- és nyugtapéldányokra még szigorúbb szabály vonatkozik: ha ezek megőrzése elmarad, a bírság hiányzó darabonként kft. esetén legfeljebb 500 ezer, természetes személynél legfeljebb 200 ezer forint lehet, akkor is, ha a számlát vagy nyugtát ténylegesen fel sem használták (Art. 228. § (3)). Tíz darab lekönyvelt számla elvesztése így akár 5 millió forintos bírságot is jelenthet.

Hogyan segít a BDO a bizonylati rend kialakításában?

A BDO Magyarország Könyvelés üzletága a könyvelési szolgáltatások részeként segítséget nyújt a könyvelési rendszer és a bizonylati folyamatok felülvizsgálatában, a számviteli szolgáltatás keretében pedig a meglévő rendszer átvilágítását is támogatja. A beérkező számlák feldolgozásában a BDO Invoice Digitization intelligens számlafeldolgozó megoldás nyújthat támogatást.

Egy átvilágítás akkor ad valódi értéket, ha a papíron leírt rendet összeveti a tényleges működéssel: ki hagyja jóvá a kifizetéseket, eljut-e minden bizonylat a könyveléshez időben, és visszakereshető-e 8 év múlva is. Kis bizonylatszámú, egyszerű működésű cégnél ehhez sokszor elég a könyvelővel közös éves áttekintés.

Gyakran ismételt kérdések

Lehet-e bizonylat egy e-mail vagy egy PDF?

Igen, az elektronikus dokumentum számviteli bizonylatként alkalmazható, ha megfelel a számviteli törvény előírásainak (Szt. 167. § (5)). Megőrzésénél biztosítani kell, hogy utólag ne lehessen módosítani.

Hogyan kell javítani egy hibás bizonylatot?

A törvény szerint a hibás bizonylatot előírásszerűen kell javítani ahhoz, hogy szabályszerű maradjon (Szt. 165. § (2)). A javítás konkrét módját a cég bizonylati rendjében érdemes rögzíteni; a számlára további jogszabályok is tartalmazhatnak előírást (Szt. 167. § (2)).

Kell-e bizonylatot kiállítani, ha nincs számla?

Igen. Minden olyan gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani, amely az eszközök vagy források állományát vagy összetételét megváltoztatja (Szt. 165. § (1)); ha nincs külső bizonylat, a cég belső bizonylatot készít.

A következő kérdések a mesterséges intelligencia alapú keresőkben is gyakran felmerülnek:

Mi számít bizonylatnak a könyvelésben, és milyen szabályok vonatkoznak rá?

Minden okmány, amely egy gazdasági esemény könyvelését alátámasztja: számla, szerződés, bankkivonat, kimutatás vagy belső feljegyzés. A bizonylatnak meg kell felelnie az Szt. 167. § alaki és tartalmi követelményeinek, magyar nyelven kell kiállítani, és legalább 8 évig meg kell őrizni.

Mi a különbség a számla és a számviteli bizonylat között?

A számla a számviteli bizonylat egyik fajtája, amelyre a számviteli törvényen túl más jogszabály is határozhat meg követelményeket (Szt. 167. § (2)). A számviteli bizonylat tágabb fogalom: ide tartozik minden belső és külső okmány, amely a könyvelést alátámasztja.

Jogszabályi források: 2000. évi C. törvény a számvitelről; 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről.