Elektronikus számla (e-számla): kiállítás, befogadás, megőrzés és kinek kötelező 2026-ban?

Elektronikus számla (e-számla) minden olyan számla, amelyet elektronikus formában bocsátanak ki és fogadnak be, így az e-mailben küldött PDF-számla is. Kiállításához a vevő beleegyezése kell, a kapott e-számlát pedig 8 évig elektronikusan kell megőrizni úgy, hogy eredete, sértetlensége és olvashatósága végig igazolható legyen. 2025. július 1. óta az áram- és gázszámlák miatt gyakorlatilag minden vállalkozás e-számla-befogadó.

Mi az e-számla, és mi nem az?

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 259. § 5. pontja szerint elektronikus számla az a számla, amely tartalmazza a törvény által előírt adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az „e-számla” és az „elektronikus számla” ugyanazt jelenti.

A minősítés tehát nem a fájlformátumon múlik, hanem azon, hogyan jut el a számla a vevőhöz. A NAV tájékoztatója az elektronikus számlákról szerint az e-mailben küldött PDF-számla és a papíron készült, majd beszkennelve, elektronikusan továbbított számla is e-számla. A távnyomtatás, amikor a kibocsátó a vevő nyomtatóján nyomtatja ki a számlát, papíralapú számlának számít. Ha a vevő a kapott PDF-et kinyomtatja, attól a számla még elektronikus marad.

Az e-számla nem azonos a NAV Online Számla-adatszolgáltatással. Az adatszolgáltatás a papíralapú számlákra is kötelező, az e-számla pedig a számla kibocsátásának és befogadásának formájáról szól. A két kötelezettség részleteiről a NAV Online Számla-adatszolgáltatásról szóló cikkünk ad áttekintést.

Hogyan kell szabályosan e-számlát kiállítani?

Az e-számla kiállításának két feltétele van: a befogadó beleegyezése, valamint az eredet hitelességének, a tartalom sértetlenségének és az olvashatóságnak a biztosítása.

A befogadó beleegyezése. Az Áfa tv. 175. § (3) bekezdése szerint az elektronikus számla alkalmazásához a számlabefogadó beleegyezése szükséges, ha jogszabály eltérően nem rendelkezik. A beleegyezés nem kötött formához, ráutaló magatartással, például a számla kifizetésével is megadható. EDI-rendszer alkalmazásához a felek előzetes, írásbeli megállapodása kell.

Hitelesség, sértetlenség, olvashatóság. A kibocsátástól a megőrzési idő végéig biztosítani kell, hogy:

• a kibocsátó személye azonosítható legyen (eredet hitelessége);
• a számla Áfa tv. szerinti tartalma ne változzon meg (sértetlenség);
• a számla emberi szemmel, külön magyarázat nélkül is olvasható legyen.

Ezt bármilyen üzletviteli ellenőrzési eljárás biztosíthatja, amely megbízható ellenőrzési nyomvonalat teremt a számla és a mögötte álló gazdasági esemény között (Áfa tv. 168/A. §), például a számla összekapcsolása a megrendeléssel, a teljesítésigazolással és a kifizetéssel. A minősített elektronikus aláírással ellátott, illetve az EDI-ben létrehozott és továbbított számlát a törvény külön ellenőrzés nélkül is megfelelőnek tekinti (175. § (2)).

A tartalmi elemekre és a kiállítási határidőre az e-számlánál is az általános szabályok vonatkoznak; ezeket a számla kötelező tartalmi elemeiről szóló cikkünk foglalja össze. A gyakorlatban érdemes írásban rögzíteni a partnerekkel, milyen e-mail-címre, milyen formátumban (PDF, XML) érkeznek a számlák, és hogyan jelzik a címváltozást.

Kinek kötelező e-számlát kiállítani 2026-ban?

Magyarországon 2026-ban nincs általános e-számlázási kötelezettség: a felek főszabály szerint választhatnak papíralapú és elektronikus számla között. Egy fontos kivétel van.

Energiaszolgáltatók, 2025. július 1-jétől. A villamosenergia- és földgázkereskedők, az elosztók és a rendszerüzemeltetők a nem lakossági felhasználóknak kizárólag elektronikus számlát bocsáthatnak ki (273/2007. (X. 19.) Korm. rendelet 23/B. § (1a) bekezdés és 19/2009. (I. 30.) Korm. rendelet 115/E. § (1a) bekezdés). A szabály eredetileg 2025. január 1-jén lépett volna hatályba. Mivel szinte minden cégnek van áram- vagy gázszámlája, ettől az időponttól gyakorlatilag minden vállalkozás e-számla-befogadó, és rendeznie kell az e-számlák megőrzését.

A Magyar Energetikai és Közmű-szabályozási Hivatal (MEKH) tájékoztatása szerint a felhasználónak közölnie kell a szolgáltatóval azt az e-mail-címet, amelyre az elektronikus számlákat kéri. Érdemes olyan közös, céges címet megadni, amelyet nem egyetlen munkatárs kezel, és amelyről a számlák közvetlenül a befogadási és archiválási folyamatba kerülnek. Ha a számlák egy személyes postafiókba érkeznek, egy kilépés vagy egy hosszabb távollét után nehéz lehet hiánytalanul visszakeresni őket.

Uniós kötelezés a jövőben (ViDA). Az (EU) 2025/516 irányelv (VAT in the Digital Age, ViDA) alapján 2030. július 1-jétől az Európai Unión belüli, vállalkozások közötti ügyletekben kötelező lesz a strukturált e-számla. A belföldi kötelezés hazai koncepciója a NAV és a Nemzetgazdasági Minisztérium egyeztetési anyaga szerint XML-alapú, az EN 16931 szabványra épülő számlával számol, amely mellett a PDF csak megjelenítésre szolgálna. A tervezet még nem végleges, ezért a mai számlázási gyakorlatot nem érinti; a részleteket és a tervezett ütemezést a ViDA magyarországi bevezetéséről szóló cikkünk mutatja be.

Mit kell tenni a befogadott e-számlával?

A befogadott e-számlát ugyanúgy ellenőrizni és könyvelni kell, mint a papíralapú számlát, de az eredeti elektronikus fájlt kell megtartani. Ha a cég nem járult hozzá az e-számlához, papíralapú számlát kérhet, kivéve, ha jogszabály e-számlát ír elő, mint az energiaszámláknál.

Egy befogadási folyamat jellemző lépései:

1. Az eredet ellenőrzése: ismert-e a küldő és az e-mail-cím, van-e a számla mögött megrendelés vagy szerződés.
2. A tartalom ellenőrzése: kötelező elemek, összeg, áfa, teljesítési időpont. Érdemes összevetni a NAV Online Számla rendszerében a cégnek kiállított számlák adataival is.
3. Az eredeti fájl mentése változtatás nélkül: a PDF-et, és ha a kibocsátó küldte, az XML-t, az aláírást és az időbélyeget is.
4. Kontírozás és könyvelés: a kinyomtatott példány ehhez használható, de nem helyettesíti az eredetit.
5. Archiválás a megőrzési szabályok szerint (lásd alább).

A hitelesség és a sértetlenség biztosítása a befogadót is terheli, nem csak a kibocsátót. A befogadó oldalán ezt jellemzően ugyanaz az ellenőrzési nyomvonal szolgálja, amellyel a beszerzéseket egyébként is dokumentálja: megrendelés, szállítólevél vagy teljesítésigazolás, utalási bizonylat. Ha a számlán minősített elektronikus aláírás van, érdemes az aláírás érvényességét a befogadáskor ellenőrizni és a számlával együtt megőrizni.

Hogyan és meddig kell megőrizni az e-számlát?

Az elektronikus számlát a kibocsátónak és a befogadónak is elektronikus formában kell megőriznie (Áfa tv. 179. § (2) bekezdés), a számviteli bizonylatokra irányadó 8 évig (a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §). A megőrzés teljes ideje alatt fenn kell állnia a hitelességnek, a sértetlenségnek és az olvashatóságnak, a számlát pedig vissza kell tudni keresni.

Adóellenőrzéskor a cégnek biztosítania kell a számla olvasásához szükséges eszközöket, és az elektronikusan megőrzött számlák adatait a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 18–19. §-a szerint kell rendelkezésre bocsátania: az XML-ben megőrzött számlákét a rendelet mellékletei szerinti adatszerkezetben, a többi e-számláét ebben vagy PDF-formátumban.

Papíralapú számlát elektronikusan csak a digitális archiválás szabályai szerint (1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet) lehet megőrizni; a számlázó programmal kiállított számla kibocsátói példányára ezt a 23/2014. NGM rendelet 17. §-a kifejezetten megengedi.

Gyakran ismételt kérdések az e-számláról

Mi az e-számla?

Az e-számla (elektronikus számla) olyan számla, amely tartalmazza az Áfa tv. szerinti kötelező adatokat, és amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be (Áfa tv. 259. § 5. pont). Jogilag egyenértékű a papíralapú számlával, de elektronikusan kell megőrizni.

Kinek kötelező e-számlát kiállítani?

Magyarországon 2026-ban nincs általános kötelezettség. 2025. július 1-jétől a villamosenergia- és földgázkereskedők, elosztók és rendszerüzemeltetők a nem lakossági felhasználóknak csak e-számlát állíthatnak ki. Az EU-n belüli, vállalkozások közötti ügyletekre várhatóan 2030. július 1-jétől lesz kötelező az e-számla.

Elektronikus számla-e a PDF-ben e-mailben küldött számla?

Igen. A NAV tájékoztatója szerint az e-mailben küldött PDF-számla és a beszkennelve elektronikusan továbbított számla is elektronikus számla, ezért a befogadónak elektronikusan kell megőriznie.

Megtagadhatja-e a cég az e-számla befogadását?

Igen, ha nem járult hozzá: az Áfa tv. 175. § (3) bekezdése szerint az e-számlához a befogadó beleegyezése kell. Kivétel, ha jogszabály e-számlát ír elő, például az energiaszámláknál.

Meddig kell megőrizni az elektronikus számlát?

A számviteli bizonylatokra irányadó 8 évig, elektronikus formában, úgy, hogy eredete, sértetlensége és olvashatósága ezalatt végig igazolható legyen.

Elég kinyomtatni az e-számlát?

Nem. A kinyomtatott példány könyveléshez használható, de az e-számlát elektronikus formában kell megőrizni (Áfa tv. 179. § (2) bekezdés).

Elég egy mappába menteni a kapott PDF-számlákat?

Csak akkor, ha a tárolás kizárja a fájlok észrevétlen módosítását és törlését, a számlák 8 évig olvashatók és visszakereshetők maradnak, és van rendszeres mentés. Egy bárki által szerkeszthető közös mappa ezt önmagában nem biztosítja.

Mit kell biztosítania a kibocsátónak az e-számla hitelességéhez?

Azt, hogy a kibocsátó azonosítható, a számla tartalma változatlan és olvasható legyen. Erre megfelel az ellenőrzési nyomvonalat biztosító üzletviteli ellenőrzés, a minősített elektronikus aláírás vagy az EDI.

Milyen archiváló megoldást válasszon egy kkv a bejövő e-számlákhoz?

Olyat, amely zártan, naplózottan tárolja az eredeti fájlokat, 8 évig biztosítja az olvashatóságot és a visszakereshetőséget, és ellenőrzéskor ki tudja adni az adatokat. A megőrzésért szolgáltató igénybevétele esetén is a cég felel.

Ki segíthet az e-számlázási és archiválási folyamat szabályossá tételében?

Adótanácsadó, aki átnézi a kibocsátási és befogadási folyamatot, valamint archiváló- vagy számlafeldolgozó szolgáltató. A BDO szakértői a folyamat felmérésében, a BDO Invoice Digitization pedig a bejövő számlák feldolgozásában és archiválásában nyújthat támogatást.