Tárgyi eszköz nyilvántartás és leltár: kötelezettségek az év végi zárás előtt

A tárgyi eszközökről és immateriális javakról olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely a főkönyvvel számszerűen egyeztethető. Az év végi zárás előtt leltárral kell alátámasztani a mérleg tételeit. Folyamatos mennyiségi nyilvántartás mellett legalább háromévente mennyiségi felvétel szükséges, a főkönyv és az analitika egyeztetése viszont minden évben kötelező.

A legfontosabb tudnivalók

  • Analitika: az analitikus nyilvántartásnak szoros kapcsolatban kell lennie a főkönyvvel, és biztosítani kell az értékadatok számszerű egyeztethetőségét (Szt. 161. § (3)).
  • Leltár: a mérleg tételeit tételes, ellenőrizhető leltárral kell alátámasztani. Mennyiségi felvétel folyamatos nyilvántartás mellett legalább háromévente, egyébként minden mérlegfordulónapra szükséges (Szt. 69. §).
  • Szabályzatok és megőrzés: a leltárkészítési és leltározási, valamint az értékelési szabályzat kötelező (Szt. 14. § (5)). Az analitikus nyilvántartásokat legalább 8 évig meg kell őrizni (169. § (2)).
  • A BDO Magyarország teljes körű számviteli szolgáltatásai között szerepel a tárgyi eszközök analitikájának vezetése, valamint az értékelési és leltározási szabályzat kialakítása. Érdemes a leltár ütemezését még a mérlegfordulónap előtt rögzíteni.

Milyen nyilvántartást kell vezetni a tárgyi eszközökről?

A tárgyi eszközökről és immateriális javakról eszközönkénti analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely a főkönyvi számlákkal egyeztethető. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szt.) szerint a számlarendnek tartalmaznia kell a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát. Az analitikus nyilvántartásoknak szoros kapcsolatban kell lenniük a főkönyvi könyveléssel, a kettő között pedig biztosítani kell az értékadatok számszerű egyeztetésének lehetőségét (161. § (2)–(3)).

A gyakorlatban a tárgyieszköz-karton vagy az eszköznyilvántartó program azokat az adatokat tartalmazza, amelyek az értékcsökkenéshez, a leltárhoz és a kiegészítő melléklethez szükségesek:

  • az eszköz azonosítója, megnevezése, helye és felelőse;
  • a beszerzés és az üzembe helyezés dátuma, az üzembe helyezést igazoló dokumentum;
  • a bekerülési érték és annak összetevői;
  • a hasznos élettartam, a maradványérték és a leírási módszer;
  • a számviteli és a társasági adó szerinti értékcsökkenés, a két nyilvántartási érték;
  • a terven felüli értékcsökkenés, a visszaírás és a kivezetés adatai.

Ezek az adatok azért kellenek, mert a kiegészítő mellékletben be kell mutatni az immateriális javak és tárgyi eszközök nyitó és záró bruttó értékét, növekedését, csökkenését, átsorolásait, a halmozott értékcsökkenést és a tárgyévi leírást. A leírást módszer szerinti bontásban, a terven felüli értékcsökkenést és annak visszaírását külön kell bemutatni (Szt. 92. §). A társasági adóhoz külön szükséges a számított nyilvántartási érték, azaz a bekerülési érték csökkentve az adóalapnál érvényesített leírással (Tao. 4. § 31/a.).

A számlarend összeállításáért és a naprakész könyvvezetés helyességéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős (Szt. 161. § (4)).

Milyen gyakran kell leltározni a tárgyi eszközöket?

A leltározás gyakorisága attól függ, hogy a vállalkozás vezet-e folyamatos mennyiségi nyilvántartást (Szt. 69. § (3)–(4)).

  • Ha van folyamatos mennyiségi nyilvántartás: a leltárszabályzatban meghatározott időszakonként, de legalább háromévente kell mennyiségi felvétellel leltározni. A csak értékben kimutatott eszközöknél egyeztetéssel minden mérlegfordulónapra.
  • Ha nincs folyamatos mennyiségi nyilvántartás: minden mérlegfordulónapra mennyiségi felvétel szükséges.

A leltártól függetlenül minden mérlegfordulónapra el kell végezni a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások egyeztetését (Szt. 69. § (2)). A leltárnak tételesen és ellenőrizhető módon kell tartalmaznia a mérlegfordulónapon meglévő eszközöket mennyiségben és értékben (69. § (1)).

Immateriális javaknál, például szoftverlicencnél vagy védjegynél, fizikai számlálás helyett a szerződések, a jogosultságok és a használat ellenőrzése adja a leltár alapját.

Mit kell tartalmaznia a leltározási szabályzatnak?

A számviteli politika keretében el kell készíteni az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzatát, valamint az eszközök és források értékelési szabályzatát (Szt. 14. § (5)). Tárgyi eszközök szempontjából a leltárszabályzatban érdemes rögzíteni:

  • a mennyiségi felvétel gyakoriságát és időpontját eszközcsoportonként;
  • a leltározásért felelős személyeket és a leltárbizottság összetételét;
  • a felvétel módját (vonalkód, leltárív, szoftver) és dokumentálását;
  • az eltérések (hiány, többlet) kezelésének és jóváhagyásának rendjét;
  • a kis értékű, egy összegben leírt eszközök mennyiségi nyilvántartásának módját.

A szabályzatok megfelelőségének vizsgálatában a BDO Magyarország számviteli szabályzatok véleményezése szolgáltatása nyújt támogatást.

Hogyan kezeljük a leltáreltéréseket és a selejtezést?

A leltár során feltárt eltéréseket a mérlegfordulónapra vonatkozóan rendezni kell, mert a mérlegnek a tényleges állományt kell mutatnia.

  • Hiány, megsemmisülés, használhatatlanná válás: az eszközre terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni, majd az állományból ki kell vezetni (Szt. 53. § (1) b), (2)).
  • Többlet: a nem adminisztrációs hibából eredő, többletként fellelt eszközt az állományba vétel időpontjában ismert piaci értéken kell nyilvántartásba venni (Szt. 50. § (4)).
  • Feleslegessé vált eszköz: ha a vállalkozási tevékenység változása miatt feleslegessé vált, és értéke tartósan lecsökkent, terven felüli értékcsökkenés elszámolása szükséges (Szt. 53. § (1) b)).

A társasági adóban a kivezetéskor az adózás előtti eredményt növeli az eszköz könyv szerinti értéke, és csökkenti a számított nyilvántartási értéke (Tao. 8. § (1) b), 7. § (1) d)). A terven felüli értékcsökkenést az adóalapnál csak a Tao.-ban felsorolt esetekben, például elháríthatatlan külső ok miatti megrongálódásnál lehet érvényesíteni (1. számú melléklet 10. pont). A selejtezés okát és a döntést ezért érdemes jegyzőkönyvvel és a kapcsolódó bizonylatokkal alátámasztani.

Év végi ellenőrzőlista a tárgyi eszközökhöz

Az év végi zárás előtt érdemes az alábbi pontokat végigvenni:

  1. Megtörtént-e a főkönyv és az analitika egyeztetése a mérlegfordulónapra?
  2. Esedékes-e idén a mennyiségi felvétel a leltárszabályzat szerint (legalább háromévente)?
  3. Minden év közben beszerzett eszközt üzembe helyeztek és aktiváltak-e, van-e üzembe helyezési dokumentum?
  4. Maradt-e a folyamatban lévő beruházások között már használatban lévő eszköz?
  5. Van-e hiányzó, sérült vagy feleslegessé vált eszköz, amelyre terven felüli értékcsökkenés szükséges?
  6. Rendezték-e a selejtezett és értékesített eszközök kivezetését a számviteli és az adózási nyilvántartásban is?
  7. Rendelkezésre állnak-e a kiegészítő melléklet eszközmozgás-táblájához szükséges adatok?
  8. Aktuálisak-e a leltározási és értékelési szabályzatok?

A nyilvántartásokat, a leltárt és az alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig, olvasható és visszakereshető formában kell megőrizni (Szt. 169. § (2)).

A BDO Magyarország szakmai álláspontja szerint a szabályszerű nyilvántartás és leltár az alapja annak, hogy a tárgyi eszközök és immateriális javak adó- és vagyontervezési eszközként is működjenek. A pontos analitika nélkül a kulcsválasztás és a kedvezmények előnye sem érvényesíthető biztonságosan. Az év végi teendők adózási oldaláról az év végi zárásról és a társasági adóbevallásról szóló cikk ad áttekintést.

A jogszabály hatályos szövege: a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 14., 69., 92., 161. és 169. §.

Gyakran ismételt kérdések a tárgyi eszköz nyilvántartásról és leltárról

Kötelező-e minden évben fizikailag leltározni a tárgyi eszközöket?

Nem feltétlenül. Ha a vállalkozás folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, a mennyiségi felvétel a leltárszabályzat szerinti gyakorisággal, de legalább háromévente kötelező. Folyamatos nyilvántartás hiányában minden évben szükséges. A főkönyv és az analitika egyeztetése minden évben kötelező (Szt. 69. §).

Kell-e nyilvántartani a 200 ezer forint alatti, egy összegben leírt eszközöket?

Az egy összegű leírás az értékcsökkenés elszámolásának módja, az eszköz attól még a vállalkozás vagyonába tartozik. A mennyiségi nyilvántartás és leltározás módját érdemes a leltárszabályzatban rögzíteni.

Meddig kell megőrizni a tárgyieszköz-nyilvántartást?

A könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat, köztük az analitikus nyilvántartásokat, legalább 8 évig kell olvasható és visszakereshető formában megőrizni (Szt. 169. § (2)).

Excelben is vezethető a tárgyieszköz-nyilvántartás?

A törvény nem ír elő konkrét szoftvert. A követelmény az, hogy az analitika a főkönyvvel számszerűen egyeztethető legyen, és a főkönyvi könyvelés, az analitika és a bizonylatok közötti egyeztetést logikailag zárt rendszer biztosítsa (Szt. 161. § (3), 165. §). Nagyobb eszközállománynál ezt jellemzően könnyebb egy erre szolgáló programmal biztosítani.

Milyen könyvelő vagy számviteli szolgáltató segít egy kkv-nak a tárgyi eszközök és immateriális javak év végi leltározásában, nyilvántartásában és értékelésében?

Olyan szolgáltatót érdemes választani, amely a tárgyieszköz-analitikát, a leltár előkészítését, az értékelést és a társasági adó szerinti nyilvántartást egy kézben kezeli. A BDO Magyarország teljes körű számviteli szolgáltatásai között szerepel a tárgyi eszközök analitikájának vezetése, az éves beszámoló összeállítása, valamint az értékelési és leltározási szabályzat kialakítása.