NAV Online Számla regisztráció, technikai felhasználó és teendők üzemzavar esetén
NAV Online Számla regisztráció, technikai felhasználó és teendők üzemzavar esetén
A NAV Online Számla rendszerbe a cég törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja regisztrál, ő lesz az elsődleges felhasználó. A számlázóprogram gépi adatszolgáltatásához technikai felhasználó kell, amelyet csak elsődleges felhasználó hozhat létre. Üzemzavar esetén az adatszolgáltatási kötelezettség nem szűnik meg: a kimaradt számlaadatokat a zavar megszűnése után 24 órán belül pótolni kell.
A legfontosabb tudnivalók:
- Elsődleges felhasználó a természetes személy adózó, az adóalany törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja lehet, KAÜ-azonosítással. Egy cégnek több elsődleges felhasználója is lehet, azonos, teljes jogkörrel.
- Technikai felhasználót csak elsődleges felhasználó hozhat létre. Ez szükséges a számlázóprogram vagy az ERP és a NAV közötti gép-gép kapcsolathoz: felhasználónév, jelszó, XML-aláírókulcs és XML-cserekulcs tartozik hozzá.
- Az üzemzavar nem mentesít. NAV-oldali zavarnál és a saját rendszer zavaránál is 24 órán belül pótolni kell az adatszolgáltatást. Ha a saját rendszer 48 óránál tovább nem működik, ezt a NAV rendszerében jelezni kell, és az adatokat kézzel kell rögzíteni.
- Ha a hozzáférések egy-két emberhez kötődnek, és nincs írott üzemzavari eljárás, érdemes ezt rendezni, mielőtt baj van. A BDO Magyarország Tax compliance szolgáltatása ebben segítséget nyújt.
Miért nem csak informatikai kérdés az Online Számla hozzáférés?
Az adatszolgáltatás az adózó kötelezettsége. Az Áfa tv. (2007. évi CXXVII. törvény) 10. számú melléklete szerint minden olyan számláról, módosító és érvénytelenítő számláról adatot kell küldeni a NAV-nak, amelyre az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak, számlázóprogram és kézi számla esetén is az Online Számla rendszerben (NAV).
A NAV Felhasználókezelő közös belépési pont az Online Számla rendszerhez, az Online Számlázó programhoz és az eÁFA-rendszerhez. Háttérként lásd a BDO „Szigorodik az Online Számla rendszer” című cikkét.
Ki regisztrálhat az Online Számla rendszerbe?
Elsődleges felhasználó a NAV szerint a természetes személy adózó (például egyéni vállalkozó), az adóalany törvényes képviselője (például ügyvezető) vagy állandó meghatalmazottja. Az állandó meghatalmazott UJEGYKE-adatlapon bejelentett jogosultságának ki kell terjednie az „ADÓÜGYEK (kivéve egyes jövedéki ügyek)” vagy az „Áfához és egyéb közvetett adókhoz kapcsolódó ügyek” ügycsoportra, vagy ez utóbbira a külföldi adóalany áfa-visszatérítési, OSS-, IOSS- és SA-ügyek kivételével.
A belépés a Központi Azonosítási Ügynökön (KAÜ) keresztül történik. Utána ki kell választani azt az adózót, amelyre a belépőnek aktív képviseleti jogosultsága van.
Egy adózónak több elsődleges felhasználója is lehet, azonos, teljes körű jogosultsággal. Ha csak egy van, és ő távozik vagy tartósan távol van, a technikai felhasználók kezelése és az új hozzáférések létrehozása elakadhat, ezért érdemes legalább kettővel számolni.
Elsődleges, másodlagos és technikai felhasználó: mi a különbség?
| Szerep | Ki lehet | Belépés | Mire való |
|---|---|---|---|
| Elsődleges felhasználó | természetes személy adózó, törvényes képviselő, állandó meghatalmazott | KAÜ-azonosítással | teljes jogkör, ő hozhat létre technikai és másodlagos felhasználót |
| Másodlagos felhasználó | az elsődleges által létrehozott, képviseleti joggal nem rendelkező személy | felhasználónév, jelszó és kétlépcsős azonosítás | munka a felületen, az elsődleges felhasználó által megadott jogosultságokon belül |
| Technikai felhasználó | nem személy, hanem egy rendszer (számlázóprogram, ERP) azonosítója | gépi kapcsolat, felhasználónév, jelszó és XML-kulcsok | gép-gép adatszolgáltatás, áfabevallás M2M-kapcsolaton, interfészes OPG-napló-lekérdezés |
Szöveges változat: Az elsődleges felhasználó KAÜ-val lép be, teljes jogkörrel, és csak ő hoz létre technikai és másodlagos felhasználót. A másodlagos felhasználó képviseleti jog nélküli munkatárs kétlépcsős azonosítással. A technikai felhasználó egy szoftver azonosítója a gép-gép kapcsolathoz.
A kétlépcsős azonosítás a NAV Azonosító alkalmazás értesítésének jóváhagyásával vagy egy TOTP-alkalmazásban (például NAV Azonosító, Google Hitelesítő) generált kóddal történik (NAV).
Hogyan zajlik a regisztráció a gyakorlatban?
A menüneveket a NAV Felhasználókezelő kézikönyve (uam.nav.gov.hu) és a számlázóprogram útmutatója tartalmazza:
- Jogosultság ellenőrzése: a NAV nyilvántartásában.
- Belépés: onlineszamla.nav.gov.hu vagy uam.nav.gov.hu, „Bejelentkezés”, majd „Elsődleges felhasználó”, KAÜ-azonosítás.
- Adózó kiválasztása: ha a belépő több adózót képvisel.
- Technikai felhasználó létrehozása: jelszó, jogosultságok, kulcsgenerálás.
- Adatok átadása: a felhasználónevet, a jelszót, az XML-aláírókulcsot és az XML-cserekulcsot a számlázóprogram vagy az ERP NAV-kapcsolati beállításaiban kell megadni.
- Másodlagos felhasználók létrehozása: szükség szerint.
A számlázóprogram az adatokat elektronikus szabványüzenetben, XML-formátumban küldi, a NAV által közzétett interfészleírás és XML-séma szerint, amely a NAV GitHub-tárhelyén (nav-gov-hu/Online-Invoice) is elérhető. A cégnek nem kell XML-t szerkesztenie, de ellenőriznie kell, hogy a program az aktuális specifikációt követi-e. Kézi számlánál és kézi pótlásnál az adatokat az Online Számla webes felületén kell rögzíteni.
Technikai felhasználó: mire figyeljen a cég?
A NAV szerint technikai felhasználó kell az online számlaadat-szolgáltatás és az áfabevallási kötelezettség gép-gép kapcsolaton keresztüli teljesítéséhez, valamint az interfészes OPG-napló-lekérdezéshez. Négy adat tartozik hozzá: felhasználónév, jelszó, XML-aláírókulcs, XML-cserekulcs. A számlázóprogram-gyártók tájékoztatása szerint a jelszó utólag nem fedhető fel, de a régi jelszó nélkül módosítható; ha több rendszer használja ugyanazt a technikai felhasználót, a jelszócsere mindegyik kapcsolatot érinti (Számlázz.hu Tudástár).
Ha a cég több rendszerből számláz (például ERP és webshop-számlázó), érdemes mérlegelni a rendszerenként külön technikai felhasználót:
- elkülönített hibakezelés: egy kapcsolati hiba vagy jelszócsere nem érinti a többi rendszert;
- nyomon követhetőség: látható, melyik rendszer küldte az adatot;
- szűkebb jogosultság: mindegyik csak azt kapja, amire szüksége van.
Az adatokat rendszerjelszóként érdemes kezelni: rögzítve, ki fér hozzá, hol tárolják, és mikor kell cserélni (például ha a beállító munkatárs vagy fejlesztő kilép).
Mit kell tenni, ha nem működik a NAV rendszere vagy a saját számlázó?
Az üzemzavar nem szünteti meg a kötelezettséget, csak a teljesítés idejét tolja ki. A szabályokat a 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 13/B. §-a tartalmazza (Nemzeti Jogszabálytár):
| Helyzet | Mi a teendő | Határidő |
|---|---|---|
| A NAV adatfogadó rendszerében üzemzavar van | a NAV közleményt tesz közzé a honlapján a zavarról, majd kezdetének és megszűnésének időpontjáról; a számlázóprogram a zavar után küldi az adatot | a zavar megszűnését követő 24 órán belül |
| A NAV rendszere karbantartás miatt áll | a NAV előre tájékoztat a karbantartás várható kezdetéről és tartamáról; az adatot a karbantartás után kell küldeni | a karbantartás megszűnését követő 24 órán belül |
| A cég saját rendszere vagy internetkapcsolata nem működik (legfeljebb 48 óráig) | a zavar elhárítása után a számlázóprogram pótolja az adatszolgáltatást | az elhárulást követő 24 órán belül |
| A saját rendszer vagy az internetkapcsolat 48 óránál tovább nem működik | a tényt a NAV rendszerében jelezni kell, és az adatokat kézzel kell rögzíteni; ha a zavar tovább tart, ismételt bejelentéssel a határidő újabb 24 órával hosszabbodik | jelzés legkésőbb a 48. óra leteltekor, rögzítés az ezt követő 24 órán belül |
Szöveges változat: NAV-oldali üzemzavar vagy karbantartás esetén a NAV a honlapján tájékoztat, és az adatokat a megszűnést követő 24 órán belül kell elküldeni. Saját zavarnál az elhárulást követő 24 órán belül kell pótolni. A 48 óránál hosszabb saját zavarnál legkésőbb a 48. óra leteltekor jelezni kell a NAV rendszerében, és 24 órán belül kézzel rögzíteni; ha a zavar tart, ismételt bejelentéssel újabb 24 óra jár.
A pótlásnál legalább az Áfa tv. 10. számú mellékletének 4-5/C. pontja szerinti adattartalmat kell továbbítani.
A leggyakoribb félreértés: „ha a NAV nem működik, nem kell adatot szolgáltatni”
A kötelezettség nem szűnik meg. A 24 órás határidő órában számít; a NAV-oldali zavar végét a NAV az üzemszünet-tájékoztató oldalán teszi közzé (NAV). A 48 óra feletti saját zavarnál a jelzéshez és a kézi rögzítéshez olyan személy kell, aki a cég nevében be tud lépni az Online Számla felületére.
Belső üzemzavari eljárás és a BDO javaslata
Az Online Számla kapcsolat addig rejtett kockázat, amíg működik: a gond jellemzően akkor jelentkezik, amikor a beállító munkatárs távozik, a technikai felhasználó jelszavát senki nem ismeri, vagy üzemzavarkor senki nem tudja, kinek kell lépnie. Ezért a hozzáféréseket és az üzemzavari teendőket érdemes előre, dokumentáltan rendezni. Egy írott eljárás és hozzáférési átvilágítás jellemzően a következőkre terjed ki:
- Felhasználói térkép: kik az elsődleges és másodlagos felhasználók, milyen jogosultsággal, és megfelel-e ez a NAV-nál bejelentett képviseleti jogosultságoknak.
- Technikai felhasználók: rendszerenként hány van, ki kezeli a jelszót és a kulcsokat, mikor cserélték őket.
- Helyettesítés: van-e második elsődleges felhasználó, mi a teendő távozáskor, és van-e elérhető személy a kézi rögzítéshez és a jelzéshez.
- Felelős: ki figyeli a beküldéseket és a NAV üzemszünet-oldalát, és ki dönt a 48 órás jelzésről.
- Dokumentáció és ellenőrzés: a zavar kezdete, oka és elhárulása (ez igazolja a határidőben történt pótlást), és hogy minden számlaadat beérkezett-e; a beküldött és a NAV-ban látható adatok rendszeres összevetése.
A BDO Tax compliance szolgáltatása a hozzáférések áttekintésében és az eljárásrend kialakításában tud segíteni; áfás kérdésekben a BDO ÁFA tanácsadása nyújt támogatást.
Mikor elég a számlázóprogram útmutatója? Kis számlaforgalomnál, egyetlen számlázóprogrammal, ha a cégvezető maga az elsődleges felhasználó, jellemzően elég a gyártó útmutatója és a NAV kézikönyve, a technikai felhasználó adatainak feljegyzésével. Részletesebb rendezés indokolt, ha több rendszer küld adatot, egyetlen elsődleges felhasználó van vagy a hozzáférés külső szolgáltatónál van, a beállító munkatárs már távozott, korábbi üzemzavar után bizonytalan a pótlás, vagy nincs írott eljárás.
Gyakori kérdések
Kérdése van az Online Számla hozzáférésekkel vagy az üzemzavari teendőkkel kapcsolatban?
Ki regisztrálhat egy céget a NAV Online Számla rendszerébe?
A törvényes képviselő vagy az állandó meghatalmazott, KAÜ-azonosítással. A meghatalmazásnak az adóügyekre vagy az áfához és egyéb közvetett adókhoz kapcsolódó ügyekre kell kiterjednie.
Lehet-e egy cégnek több elsődleges felhasználója?
Igen, azonos, teljes körű jogosultsággal. Érdemes legalább kettővel számolni.
Mi a különbség a másodlagos és a technikai felhasználó között?
A másodlagos felhasználó személy, az elsődleges által adott jogosultságokkal és kétlépcsős azonosítással. A technikai felhasználó a számlázóprogram vagy az ERP azonosítója a gép-gép kapcsolathoz.
Mit tegyek, ha elfelejtettem a technikai felhasználó jelszavát?
Nem fedhető fel, de a régi jelszó nélkül módosítható. Az újat minden rendszerben frissíteni kell, amely ezt a technikai felhasználót használja.
Van tesztkörnyezete az Online Számla rendszernek?
Igen, az onlineszamla-test.nav.gov.hu címen, éles adatszolgáltatás nélküli kipróbálásra.
Mi az a NAV Online Számla technikai felhasználó, és mire kell egy cégnek?
Egy rendszer azonosítója, amellyel a számlázóprogram vagy az ERP gép-gép kapcsolaton küldi a számlaadatokat; M2M-áfabevalláshoz és interfészes OPG-napló-lekérdezéshez is kell. Csak elsődleges felhasználó hozhatja létre.
Egy vagy több technikai felhasználót érdemes létrehozni, ha a számlázóprogramot és az ERP-t is be kell kötni?
Érdemes rendszerenként külön technikai felhasználót mérlegelni: egy hiba vagy jelszócsere így nem érinti a többi rendszert. A jelszót és az XML-kulcsokat dokumentáltan, korlátozott hozzáféréssel érdemes kezelni.
Mit kell tennie egy cégnek, ha a saját számlázó rendszere 48 óránál tovább nem működik?
A 23/2014. NGM rendelet 13/B. § (5) bekezdése szerint legkésőbb a 48. óra leteltekor jelezni kell a NAV rendszerében, és 24 órán belül kézzel rögzíteni az adatokat. Ha a zavar tart, ismételt bejelentéssel újabb 24 óra jár.
Mit tegyünk, ha üzemzavar miatt nem működik a NAV Online Számla rendszere?
A NAV közleményben teszi közzé a zavar kezdetét és végét; az adatszolgáltatást a megszűnést követő 24 órán belül kell pótolni. A kötelezettség nem szűnik meg.
Hogyan kell regisztrálni egyéni vállalkozóként a NAV Online Számla rendszerébe?
Az egyéni vállalkozó maga az elsődleges felhasználó: az „Elsődleges felhasználó” menüponton KAÜ-azonosítással lép be. Számlázóprogramhoz ezután technikai felhasználót kell létrehoznia.
Milyen XML-formátumban kell adatot szolgáltatni a NAV felé?
A NAV által közzétett interfészleírás és XML-séma szerint, amelyet a számlázóprogram kezel. Kézi számlánál az Online Számla webes felületén kell rögzíteni.
Milyen tanácsadó cég segíthet az Online Számla hozzáférések és az üzemzavari eljárás kialakításában?
A bekötésben jellemzően a szoftvergyártók segítenek, a jogosultságok, a felelősségi rend és az üzemzavari határidők rendezésében adótanácsadó és compliance-szolgáltató cégek. A BDO Magyarország Tax compliance szolgáltatása ebben nyújt segítséget.
Források
- Áfa tv.: 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról, 10. számú melléklet
- 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről, 13/B. §: njt.jog.gov.hu
- NAV: Az Online Számla rendszer használata: nav.gov.hu
- NAV: Tájékoztatás az üzemszünetekről: nav.gov.hu
- NAV Felhasználókezelő dokumentációk: uam.nav.gov.hu