Devizás könyvvezetésre való áttérés lépései, gyakorlati tudnivalói és kihívásai
Devizás könyvvezetésre való áttérés lépései, gyakorlati tudnivalói és kihívásai
A forint árfolyamának ingadozása, a devizás befektetések iránti növekvő érdeklődés, vagy az anyavállalati igényekhez való alkalmazkodás miatt az elmúlt években egyre több hazai társaság fontolgatja, hogy áttér a devizás könyvvezetésre, jellemzően euróra, USD-re, vagy akár más külföldi pénznemre. Az áttérés nem csak számviteli, hanem informatikai és jogi szempontból is összetett folyamat, amely alapos előkészítést igényel. Cikkünkben szakértőink összefoglalták, hogy mire kell figyelni, mik az áttérés jogi és számviteli lépései, illetve milyen gyakorlati problémák merülhetnek fel.
Az áttérés elhatározása és jogi lépések
Az áttérésről a társaság legfőbb szervének (általában taggyűlés vagy közgyűlés) kell döntést hoznia. Fontos, hogy a határozatban az áttérés időpontját – azaz a devizás könyvvezetés kezdetét – a döntésnél későbbi, de legkésőbb az aktuális üzleti év mérlegfordulónapjára eső dátumban kell meghatározni. Az üzleti év végéig el kell végezni a létesítő okirat (alapító okirat, társasági szerződés) szükséges módosításait: ennek tartalmaznia kell a választott devizát a könyvvezetés és beszámolókészítés tekintetében, valamint a jegyzett tőke új, devizában meghatározott összegét.
A jegyzett tőke devizára történő átszámításánál kalkulált árfolyamot kell használni, mivel a mérlegfordulónapi tényleges árfolyam ekkor még nem ismert. Ez szinte elkerülhetetlenül átszámítási különbözetet eredményez: a létesítő okiratban rögzített devizaösszeg és a fordulónapi (“valódi”) árfolyamon átszámított érték eltér egymástól. Az átszámítási különbözetet a tőketartalékban kell elszámolni – annak pozitív értékéig –, efölött viszont már az eredménytartalékban mutatható ki. Az okiratmódosításokhoz cégbírósági eljárás szükséges, amit szintén a mérlegfordulónap előtt kell kezdeményezni.
Számviteli politika és beszámolók átállításának szabályai
A devizás könyvvezetésre való áttéréskor a számviteli törvény előírja a számviteli politika módosítását, amelyet szintén a mérlegfordulónapig kell elvégezni. Amennyiben a társaság nem eurót vagy USA dollárt választ, szükséges bemutatni a számviteli politikában, hogy a vonatkozó devizanemre mely határérték-számítási módszert alkalmazták (például forgalmi vagy állományi adatokat vették-e figyelembe).
A devizás könyvvezetés kezdetével egyidejűleg a fordulónapra vonatkozóan éves (vagy egyszerűsített éves) beszámolót kell készíteni az áttérést megelőző pénznemben, az üzleti év lezárásaként. Ezt a beszámolót az áttérés napját követő ötödik hónap utolsó napjáig kell letétbe helyezni, közzétenni.
Az áttérés fordulónapjára két nyitó mérleget kell összeállítani: egyrészt a hagyományos (forint) szerinti mérleget, másrészt a választott devizában. A mérleg főkönyvi tételeit az MNB hivatalos árfolyamán kell átkonvertálni, és ezt analitikus szinten is célszerű ellenőrizni, korrigálni. A nyitó adatokat könyvvizsgálóval szükséges hitelesíttetni (közzétenni nem kell); ezek képezik az új devizás könyvvezetés alapbizonylatait.
Az első devizás üzleti év beszámolójában az előző évi adatok közzétételének speciális szabályai vannak: a mérleg előző évi adatainál a nyitómérleg szerinti egyenlegeket kell feltüntetni, a kiegészítő melléklet vonatkozásában viszont javasolt az előző év eredményadatait átszámítani a választott devizában, hogy az összehasonlíthatóság biztosított legyen.
Gyakorlati nehézségek, informatikai és adatmigrációs kihívások
A devizára történő átállás rendszerint hosszadalmas felkészülést igényel, főleg ha a meglévő vállalatirányítási rendszer nem tudja kezelni az új típusú elszámolás. A legtöbb szoftver például nem alkalmas egyszerre devizás könyvvezetésre és a munkavállalók, illetve az adóhatóság felé fennálló kötelezettségek realizált/nem realizált árfolyamkülönbözetének kezelésére. A legnagyobb kihívást tapasztalat szerint az áfa számviteli nyilvántartása, a pénzügyi teljesítések és az év végi átértékelések helyes elszámolása jelenti.
Adatmigráció során a konvertálandó adatokat át kell világítani; a nem megfelelően kezelt számlák vagy analitikus rögzítések hibát okozhatnak, a konverziót akár meg is akaszthatják. Célszerű ezért előre megtervezni és tesztelni a folyamatot, különösen ha eltérő informatikai rendszerre való átállás is szükséges.
Összegzés
A devizás könyvvezetésre való átállás komplex jogi, számviteli és informatikai feladat, amely legalább egy üzleti éven átívelő előkészítést igényel. A sikeres átállás alapja a gondos tervezés, a jogszabályok következetes betartása és a releváns pénzügyi, informatikai folyamatok előzetes felülvizsgálata. Aki fontolgatja az átállást, érdemes már az első lépésektől szakértői segítséget igénybe venni.
Az áttérésről a társaság legfőbb szervének (általában taggyűlés vagy közgyűlés) kell döntést hoznia. Fontos, hogy a határozatban az áttérés időpontját – azaz a devizás könyvvezetés kezdetét – a döntésnél későbbi, de legkésőbb az aktuális üzleti év mérlegfordulónapjára eső dátumban kell meghatározni. Az üzleti év végéig el kell végezni a létesítő okirat (alapító okirat, társasági szerződés) szükséges módosításait: ennek tartalmaznia kell a választott devizát a könyvvezetés és beszámolókészítés tekintetében, valamint a jegyzett tőke új, devizában meghatározott összegét.
A jegyzett tőke devizára történő átszámításánál kalkulált árfolyamot kell használni, mivel a mérlegfordulónapi tényleges árfolyam ekkor még nem ismert. Ez szinte elkerülhetetlenül átszámítási különbözetet eredményez: a létesítő okiratban rögzített devizaösszeg és a fordulónapi (“valódi”) árfolyamon átszámított érték eltér egymástól. Az átszámítási különbözetet a tőketartalékban kell elszámolni – annak pozitív értékéig –, efölött viszont már az eredménytartalékban mutatható ki. Az okiratmódosításokhoz cégbírósági eljárás szükséges, amit szintén a mérlegfordulónap előtt kell kezdeményezni.
Számviteli politika és beszámolók átállításának szabályai
A devizás könyvvezetésre való áttéréskor a számviteli törvény előírja a számviteli politika módosítását, amelyet szintén a mérlegfordulónapig kell elvégezni. Amennyiben a társaság nem eurót vagy USA dollárt választ, szükséges bemutatni a számviteli politikában, hogy a vonatkozó devizanemre mely határérték-számítási módszert alkalmazták (például forgalmi vagy állományi adatokat vették-e figyelembe).
A devizás könyvvezetés kezdetével egyidejűleg a fordulónapra vonatkozóan éves (vagy egyszerűsített éves) beszámolót kell készíteni az áttérést megelőző pénznemben, az üzleti év lezárásaként. Ezt a beszámolót az áttérés napját követő ötödik hónap utolsó napjáig kell letétbe helyezni, közzétenni.
Az áttérés fordulónapjára két nyitó mérleget kell összeállítani: egyrészt a hagyományos (forint) szerinti mérleget, másrészt a választott devizában. A mérleg főkönyvi tételeit az MNB hivatalos árfolyamán kell átkonvertálni, és ezt analitikus szinten is célszerű ellenőrizni, korrigálni. A nyitó adatokat könyvvizsgálóval szükséges hitelesíttetni (közzétenni nem kell); ezek képezik az új devizás könyvvezetés alapbizonylatait.
Az első devizás üzleti év beszámolójában az előző évi adatok közzétételének speciális szabályai vannak: a mérleg előző évi adatainál a nyitómérleg szerinti egyenlegeket kell feltüntetni, a kiegészítő melléklet vonatkozásában viszont javasolt az előző év eredményadatait átszámítani a választott devizában, hogy az összehasonlíthatóság biztosított legyen.
Gyakorlati nehézségek, informatikai és adatmigrációs kihívások
A devizára történő átállás rendszerint hosszadalmas felkészülést igényel, főleg ha a meglévő vállalatirányítási rendszer nem tudja kezelni az új típusú elszámolás. A legtöbb szoftver például nem alkalmas egyszerre devizás könyvvezetésre és a munkavállalók, illetve az adóhatóság felé fennálló kötelezettségek realizált/nem realizált árfolyamkülönbözetének kezelésére. A legnagyobb kihívást tapasztalat szerint az áfa számviteli nyilvántartása, a pénzügyi teljesítések és az év végi átértékelések helyes elszámolása jelenti.
Adatmigráció során a konvertálandó adatokat át kell világítani; a nem megfelelően kezelt számlák vagy analitikus rögzítések hibát okozhatnak, a konverziót akár meg is akaszthatják. Célszerű ezért előre megtervezni és tesztelni a folyamatot, különösen ha eltérő informatikai rendszerre való átállás is szükséges.
Összegzés
A devizás könyvvezetésre való átállás komplex jogi, számviteli és informatikai feladat, amely legalább egy üzleti éven átívelő előkészítést igényel. A sikeres átállás alapja a gondos tervezés, a jogszabályok következetes betartása és a releváns pénzügyi, informatikai folyamatok előzetes felülvizsgálata. Aki fontolgatja az átállást, érdemes már az első lépésektől szakértői segítséget igénybe venni.