Cégkapu ügykezelő és megbízott: hozzáadás, módosítás, törlés - és mikor kell NAV-meghatalmazás?
Cégkapu ügykezelő és megbízott: hozzáadás, módosítás, törlés - és mikor kell NAV-meghatalmazás?
Új ügykezelőt a Cégkapuhoz a cégkapumegbízott ad hozzá a Tárhely-felületen, és a hozzáférés akkor lép életbe, amikor az ügykezelő a felkérést elfogadja. A megbízottat a Cégkapu-regisztráció módosításával lehet cserélni; egy Cégkapunak legfeljebb öt megbízottja lehet. A Cégkapu-hozzáférés nem NAV-meghatalmazás: a könyvelőt vagy a tanácsadót a NAV-nál külön kell bejelenteni.
A legfontosabb tudnivalók:
- A Cégkapu-regisztráció osztott: a szolgáltató a cégkapumegbízottat regisztrálja, a további felhasználókat, vagyis az ügykezelőket, a megbízott (322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 46. §).
- Ha egy felhasználó eljárási jogosultsága megszűnik, például kilép a cégtől, a megbízott törli. A megbízott jogosultságának megszűnését 5 munkanapon belül jelezni kell.
- A Cégkapuba érkezett hivatalos irat akkor is kézbesítettnek minősül, ha senki nem nyitja meg: a második értesítést követő ötödik munkanapon.
- Ha a könyvelő vagy a tanácsadó a NAV előtt is eljár a cég nevében, rendezett meghatalmazás kell. A BDO Magyarország adóhatósági képviselet szolgáltatása az adóhatósági eljárásokban és a hivatalos levelezésben nyújt segítséget - érdemes a jogosultságok rendezését is ezzel együtt átgondolni.
Ki kicsoda a Cégkapuban? Törvényes képviselő, cégkapumegbízott, ügykezelő
A Cégkapu a gazdálkodó szervezet hivatalos elektronikus postafiókja, és háromféle szereplő kap benne szerepet. A digitális államról szóló 2023. évi CIII. törvény (Dáptv.) szerint a gazdálkodó szervezet elektronikus ügyintézésre köteles, és hivatalos elérhetősége a cégkapu. Egy szervezetnek egy cégkapuja van; az adószámmal rendelkező szervezeti egységek külön cégkaput regisztrálhatnak.
| Szerep | Ki lehet? | Mit tehet? | Hogyan kerül be? |
|---|---|---|---|
| Törvényes képviselő | Az ügyvezető vagy más, képviseletre jogosult személy | Kezdeményezheti a Cégkapu-regisztrációt és annak módosítását | A cégnyilvántartás alapján jogosult |
| Cégkapumegbízott (legfeljebb 5 fő) | A képviselő által felhatalmazott természetes személy | Kezeli a Cégkaput: felveszi és törli az ügykezelőket, beállítja a jogosultságokat | A regisztráció vagy annak módosítása során |
| Ügykezelő | A cég nevében eljáró munkatárs vagy külső szakember | Iratokat tölt le és küld a beállított jogosultsága szerint | A megbízott felkéri, ő elfogadja |
| NAV-os állandó meghatalmazott | Például könyvelő, adótanácsadó, ügyvéd vagy ügyvédi iroda | A cég nevében jár el a NAV előtt | Bejelentés a NAV-nál (UJEGYKE) |
Röviden: a törvényes képviselő indíthatja és módosíthatja a regisztrációt, a cégkapumegbízott kezeli a Cégkaput és az ügykezelőket, az ügykezelő a postafiókot használja, a NAV előtti eljáráshoz pedig külön, a NAV-nál bejelentett meghatalmazás szükséges.
A 322/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet 47. §-a szerint a küldemény átvételére jogosultnak az a személy tekintendő, aki a cégkapumegbízottól hozzáférést kapott. Az ügykezelő tehát jogszerűen átveheti a cég iratait, de ettől még nem lesz a cég képviselője a NAV előtt.
A Cégkapu-hozzáférés nem NAV-meghatalmazás
A leggyakoribb félreértés, hogy ha a könyvelő ügykezelő a Cégkapuban, akkor a NAV előtt is eljárhat a cég nevében. A két jogosultság két külön nyilvántartásban él:
- Cégkapu-hozzáférés: a Tárhely-szolgáltatásban rögzített jog az iratok küldésére és fogadására.
- NAV előtti képviselet: az adóigazgatási rendtartásról szóló 2017. évi CLI. törvény (Air.) 14-17. §-a szerinti képviselet, amelyet a NAV nyilvántart.
A NAV a képviselet bejelentéséről szóló tájékoztatója szerint az önálló képviseleti joggal rendelkező törvényes képviselőket hivatalból, a cégnyilvántartás adataiból ismeri, őket nem kell külön bejelenteni. Az állandó meghatalmazottat viszont az első ügyintézés előtt be kell jelenteni, az UJEGYKE adatlapon.
Az Air. 17. §-a szerint jogi személy állandó meghatalmazottja lehet többek között ügyvéd, ügyvédi iroda, adótanácsadó, könyvvizsgáló vagy könyvelő. Ha az eljárás személyes megjelenést vagy elektronikus azonosítást igényel, a meghatalmazott szervezet jelöli ki, melyik munkatársa jár el.
Hogyan adható hozzá új ügykezelő a Cégkapuhoz?
Új ügykezelőt kizárólag a cégkapumegbízott vehet fel, és a regisztráció az érintett elfogadó nyilatkozatával válik hatályossá. A folyamat két oldalról zajlik:
- A megbízott belép a Tárhely-felületre KAÜ-azonosítással (Ügyfélkapu+ vagy DÁP), és kiválasztja a cég Cégkapuját.
- Az ügykezelők beállításainál felveszi az új személyt a természetes személyazonosító adataival: viselt név, születési név, anyja neve, születési hely és idő.
- Beállítja a jogosultságokat (lásd a következő szakaszt), majd ment.
- Az ügykezelő elfogadja a felkérést a saját tárhelyén. Addig a felkérés függőben van, és az ügykezelő nem fér hozzá a Cégkapu irataihoz.
A Tárhely-felület 2026. július 9-én megújult, a Beállítások menü átalakítását a fejlesztő egy későbbi ütemre jelezte. A menüpontok neve ezért változhat, a folyamat logikája - a megbízott felvesz, az ügykezelő elfogad - nem.
Az egyfaktoros Ügyfélkapu 2025. január 15-e után nem használható: a megbízottnak és az ügykezelőnek is Ügyfélkapu+ vagy DÁP-azonosítás kell. A DÁP könyvelőknek szóló tájékoztatója kifejezetten azt kéri, hogy a könyvelő a saját azonosításával, meghatalmazottként járjon el, ne a cégvezető belépési adataival.
Milyen jogosultságot kapjon az ügykezelő?
Az ügykezelő hozzáférése ügykezelőnként szűkíthető, és érdemes a feladathoz igazítani. A magyarorszag.hu jogosultságkezelési útmutatója (v.3, 2026. július 9.) három eszközt ír le:
- Cégképviseleti jog: többletjogot ad az adott tárhelyen, de nem teszi az ügykezelőt a cég törvényes képviselőjévé.
- Új üzenet küldésének tiltása: az ügykezelő csak fogadhat és letölthet, a cég nevében nem küldhet iratot. Cégképviseleti joggal rendelkező ügykezelőnél ez nem állítható be.
- Korlátozott hozzáférésű címkék: automatikus címkézési szabályokkal (például feladó vagy dokumentumtípus szerint) elkülöníthetők az iratok, és egy címkéhez csak a kijelölt ügykezelők férnek hozzá. Így a bérszámfejtő láthatja a bérrel kapcsolatos leveleket anélkül, hogy a peres iratokhoz is hozzáférne.
Ügykezelő törlése és a megbízott cseréje
Ha valakinek megszűnik az eljárási jogosultsága, a cégkapumegbízott köteles törölni az adatait és a hozzáférését. A 322/2024. Korm. rendelet 47. §-a szerint az érintett maga is kérheti a törlést a Cégkapu felületén; ha a megbízott a jelzéstől számított 30 napon belül nem jár el, a szolgáltató teszi meg a szükséges intézkedést.
A megbízott cseréje nem a Tárhely-felületen, hanem a Cégkapu-regisztrációs alkalmazásban, adatmódosítással történik:
- Egy Cégkapunak legfeljebb öt megbízottja lehet; több megbízott esetén a módosítást bármelyikük elvégezheti.
- A törölt megbízottak hozzáférése a sikeres módosítással automatikusan megszűnik.
- Együttes képviseletnél a módosítás addig függőben marad, amíg a második képviselő is jóvá nem hagyja.
- Az értesítési e-mail-cím nem változik automatikusan: az új megbízottnak érdemes a tárhely beállításaiban átírnia.
A szervezetnek a megbízott jogosultságának megszűnéséről legfeljebb 5 munkanapon belül értesítenie kell a szolgáltatót.
Mi a teendő ügyvezető-váltáskor?
Ha csak a törvényes képviselő változik, azt a cégeljárás rendezi, a Cégkapuban külön nem kell bejelenteni: a rendszer a képviseleti jogot az adószám alapján a cégkivonatból ellenőrzi. A NAV szintén a cégnyilvántartásból ismeri az új, önálló képviseleti joggal rendelkező ügyvezetőt.
A Cégkapu felhasználói köre viszont nem frissül magától. Ha a távozó ügyvezető volt az egyetlen megbízott, az új ügyvezető a regisztráció módosításával jelölhet ki új megbízottat. Ha a megbízott továbbra is a régi vezető, a cég elveszítheti a rálátást a postafiókra.
Változáskezelési ellenőrzőlista
A jogosultságokat nem elég egyszer beállítani: minden személyi változásnál két helyen kell rendet tenni.
| Esemény | Teendő a Cégkapuban | Teendő a NAV-nál |
|---|---|---|
| Új könyvelő vagy tanácsadó | Ügykezelőként felvenni, a jogosultságot a feladathoz igazítani | Állandó meghatalmazást bejelenteni |
| Könyvelőváltás | A korábbi könyvelő ügykezelői hozzáférését törölni | A korábbi meghatalmazást visszavonni, az újat bejelenteni |
| Távozó munkatárs | Ügykezelőként törölni (a megbízott kötelessége) | Ha meghatalmazott volt, a meghatalmazást visszavonni |
| A megbízott távozik | Új megbízottat kijelölni a regisztráció módosításával; 5 munkanapon belül jelezni | Általában nincs teendő |
| Ügyvezető-váltás | A megbízottak és ügykezelők listáját felülvizsgálni | A cégnyilvántartás alapján rendeződik |
Röviden: új vagy váltott könyvelőnél a Cégkapuban és a NAV-nál is lépni kell; távozó munkatársnál a Cégkapu-hozzáférést és az esetleges meghatalmazást is meg kell szüntetni; a megbízott távozását 5 munkanapon belül jelezni kell; ügyvezető-váltáskor a felhasználói kört érdemes felülvizsgálni.
A rendezetlen jogosultság határidő-kockázat. A Dáptv. 27. §-a szerint a Cégkapuba küldött hivatalos irat a második értesítés igazolásában feltüntetett időpontot követő ötödik munkanapon kézbesítettnek minősül, akkor is, ha senki nem nyitotta meg. Ha az értesítések egy volt munkatárs vagy volt könyvelő e-mail-címére mennek, a válaszadási határidő úgy telhet el, hogy a cégben senki nem tud a levélről.
Érdemes ezért legalább évente egyszer - és minden könyvelőváltáskor - egy listán összevetni, ki fér hozzá a Cégkapuhoz, ki szerepel meghatalmazottként a NAV-nál, és kinek a címére mennek az értesítések. Ha két megbízott van, az egyik távozása nem bénítja meg a postafiók kezelését.
Hogyan segít a BDO?
A Cégkapu-jogosultságokat a cég maga kezelheti; a NAV előtti képviseletet viszont sok cég külső szakértőre bízza. A BDO Magyarország adóhatósági képviselet szolgáltatása az adóhatósági eljárásokban nyújt támogatást: kezeli a hivatalos levelezést, folyamatosan tartja a kapcsolatot az adóhatósággal, és ellenőrzés előtt vagy alatt segít a kérdések megválaszolásában. A rendszeres bevallási feladatokat a tax compliance szolgáltatás fedi le.
Ha a cégnél csak egy-két ember intézi a hivatalos ügyeket, és a könyvelő nem képviseli a céget a NAV előtt, többnyire elég a Cégkapu-jogosultságok rendszeres felülvizsgálata. Külső képviselet akkor lehet indokolt, ha a cég adóellenőrzés előtt áll, vagy rendszeresen levelez az adóhatósággal.
Gyakran ismételt kérdések a Cégkapu ügykezelőiről és megbízottjairól
Hogyan lehet ügykezelőt regisztrálni vagy módosítani a Cégkapuban?
Ügykezelőt a cégkapumegbízott regisztrál a Tárhely-felületen: kiválasztja a cég Cégkapuját, az ügykezelők beállításainál megadja az új személy természetes személyazonosító adatait, beállítja a jogosultságait, majd ment. A regisztráció akkor lép hatályba, amikor az ügykezelő a saját tárhelyén elfogadja a felkérést. Módosításkor a megbízott ugyanitt, az ügykezelő adatainál szerkesztheti a jogosultságokat, például a cégképviseleti jogot vagy az új üzenet küldésének tiltását, és ha a hozzáférésre már nincs szükség, törli az ügykezelőt.
Hány megbízottja lehet egy Cégkapunak?
Legfeljebb öt. A további felhasználókat, vagyis az ügykezelőket, a megbízottak veszik fel a Cégkapuhoz.
Lehet külön Cégkapuja egy szervezeti egységnek?
Igen, ha saját adószámmal rendelkezik. Egyébként a gazdálkodó szervezetnek egy cégkapuja van, amelyet minden egysége közösen használ.
Mi történik, ha senki nem nyitja meg a Cégkapuba érkezett levelet?
A hivatalos irat a második értesítést követő ötödik munkanapon kézbesítettnek minősül, és ettől kezdve futnak a határidők.
Mi a különbség a cégkapumegbízott és a Cégkapu-ügykezelő között?
A cégkapumegbízott kezeli a Cégkaput: felveszi és törli az ügykezelőket, és beállítja a jogosultságaikat. Az ügykezelő a beállított jogosultsága szerint iratokat fogad és küld, de másokat nem vehet fel.
Ki adhat hozzá vagy törölhet ügykezelőt, és mi a teendő, ha a megbízott kilép a cégtől?
Ügykezelőt kizárólag a cégkapumegbízott vehet fel és törölhet. Ha a megbízott kilép, a cégnek 5 munkanapon belül jeleznie kell a jogosultság megszűnését, és a regisztráció módosításával új megbízottat kell kijelölni (ezt a törvényes képviselő vagy egy másik megbízott teheti meg).
Elég a könyvelőnek ügykezelői hozzáférést adni, vagy NAV-os állandó meghatalmazás is kell?
Ha a könyvelő a NAV előtt is eljár, például bevallást nyújt be a cég nevében, állandó meghatalmazás is kell. Az ügykezelői hozzáférés csak a Cégkapu iratainak kezelésére jogosít.
Ügyvezető-váltás után mit kell módosítani a Cégkapuban?
A képviseleti jog változását a cégeljárás rendezi, a Cégkapuban külön nem kell bejelenteni. Ha viszont a régi ügyvezető volt a megbízott, a regisztrációt módosítani kell, és az ügykezelők listáját is érdemes felülvizsgálni.
Milyen szakértő segíthet a Cégkapu-jogosultságok és a NAV előtti képviselet rendezésében?
A Cégkapu beállításait a cég megbízottja végzi; a NAV előtti képviseletet adótanácsadó, könyvelő vagy ügyvéd láthatja el állandó meghatalmazással. A BDO Magyarország adóhatósági képviselet szolgáltatása az adóhatósági eljárásokban és a hivatalos levelezésben nyújt támogatást.
Mire figyeljen, ha tanácsadót választ a NAV előtti képviselethez?
Arra, hogy a meghatalmazás a NAV-nál bejelentve, ONYA-ban vagy hiteles formában legyen; hogy világos legyen, a tanácsadó mely ügyekben jár el; és hogy könyvelőváltáskor a korábbi meghatalmazást és Cégkapu-hozzáférést is megszüntessék.