Bérjegyzék (bérpapír): kötelező tartalom és elektronikus kiadás

A bérjegyzéket (bérpapírt, angolul payslip) a Munka Törvénykönyve szerint a tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig, írásban kell átadni a munkavállalónak, és olyan tartalommal, hogy abból az elszámolás helyessége, a levonások jogcíme és összege ellenőrizhető legyen. Az írásbeliség elektronikusan is teljesíthető, ha a dokumentum változatlan, a kiállító és az időpont azonosítható, és a munkavállaló ténylegesen hozzáfér.

Mit ír elő a Munka Törvénykönyve a bérjegyzékről?

A Munka Törvénykönyve (2012. évi I. törvény, Mt.) 155. §-a három dolgot rögzít: a munkabért – eltérő megállapodás hiányában – utólag, legalább havonta egyszer kell elszámolni; a kifizetett munkabér elszámolásáról a tárgyhónapot követő hónap tizedik napjáig írásbeli tájékoztatást kell adni; és ennek a tájékoztatásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét ellenőrizni tudja. A gyakorlatban ezt az írásbeli tájékoztatást nevezzük bérjegyzéknek, bérpapírnak, bérlapnak vagy fizetési jegyzéknek.

Ha a tárgyhónap elszámolását utólag módosítani kell (például egy későbbi ok miatt), az Mt. 155. § (4) bekezdése szerint a munkavállalót a módosításról legkésőbb a következő havi bérelszámoláskor tájékoztatni kell, a különbözetet pedig a következő havi munkabérrel együtt kell kifizetni.

A bérjegyzékhez kapcsolódik az Mt. 46. §-a is: a munkáltató a munkaviszony kezdetétől számított hét napon belül írásban tájékoztatja a munkavállalót többek között a munkabérről való elszámolás módjáról, a bérfizetés gyakoriságáról és a kifizetés napjáról, e körülmények változásáról pedig legkésőbb a változás hatálybalépésekor.

A hatályos szöveg a Nemzeti Jogszabálytárban érhető el.

Mit kell tartalmaznia a bérjegyzéknek?

Az Mt. nem ad tételes elemlistát: azt írja elő, hogy a bérjegyzékből a munkavállaló ellenőrizni tudja az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét. Ebből következik, hogy a bérjegyzéknek a teljes számítást vissza kell adnia, a bruttó tételektől a nettó kifizetésig.

Az ellenőrizhetőséghez a gyakorlatban az alábbi adatcsoportokra van szükség:

Ha a táblázat nem jelenik meg: a bérjegyzéknek tartalmaznia kell (1) a munkáltató és a munkavállaló azonosító adatait, (2) az elszámolási időszakot és a kifizetés módját, (3) a bruttó tételeket jogcímenként, (4) a levonásokat jogcímenként és összegenként, (5) a nettó kifizetett összeget, és (6) ha volt, az előző hónap módosítását.

Gyakori hiba, hogy a bérjegyzék csak összesített levonást mutat („járulékok összesen”). Ebből a munkavállaló nem tudja ellenőrizni az egyes levonások jogcímét és összegét, ezért az ilyen bérjegyzék nem teljesíti az Mt. 155. § (3) bekezdésének követelményét.

Kiadható-e a bérjegyzék csak elektronikusan?

Igen. Az Mt. „írásbeli tájékoztatást” ír elő, az írásbeliség pedig elektronikus dokumentummal is teljesíthető. Az Mt. 22. § (2) a) pontja szerint írásbelinek kell tekinteni azt a jognyilatkozatot, amelyet olyan elektronikus dokumentumban közölnek, amely alkalmas

• a benne foglalt információ változatlan visszaidézésére,
• a nyilatkozattevő (vagyis a munkáltató) személyének azonosítására és
• a kiállítás időpontjának azonosítására.

A gyakorlatban ez egy utólag nem szerkeszthető, a munkáltatót és a kiállítás dátumát egyértelműen feltüntető fájlt (jellemzően PDF-et) jelent, amelyet a munkavállaló meg tud nyitni, el tud menteni és ki tud nyomtatni.

A második feltétel a közlés. Az Mt. 24. § (1) bekezdése szerint az elektronikus dokumentum akkor tekinthető közöltnek, amikor a munkavállalónak lehetősége nyílik arra, hogy a tartalmát megismerje. A közlés akkor is hatályos, ha a munkavállaló az átvételt megtagadja vagy szándékosan megakadályozza. Fordítva viszont: ha a munkavállaló önhibáján kívül nem fér hozzá (nincs hozzáférése a rendszerhez, nem működik a felület, nincs megfelelő eszköze), a bérjegyzék nem tekinthető közöltnek.

Gyakori félreértés: a faliújság és a közös intranetoldal

Az Mt. 22. § (2) b) pontja néhány, tételesen felsorolt esetben elfogadja a „helyben szokásos és általában ismert módon” történő közzétételt is. A bérjegyzékre vonatkozó 155. § ebben a felsorolásban nem szerepel. A bérjegyzéket ezért személyre szólóan kell hozzáférhetővé tenni: egy közös mappába vagy hirdetőfelületre való feltöltés nem teljesíti a közlést, és adatvédelmi szempontból is kockázatos.

Mire figyeljen a GDPR miatt?

A bérjegyzék a munkavállaló személyes adatait (név, azonosító, jövedelem, levonások, esetenként letiltás vagy egészségügyi távollét) tartalmazza, ezért az elektronikus kiadásnál az adatvédelmi követelmények ugyanolyan súlyúak, mint a munkajogiak.

A GDPR 5. cikk (1) f) pontja szerint a személyes adatokat megfelelő biztonságot garantáló módon kell kezelni, beleértve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet. A 32. cikk az adatkezelő feladatává teszi a kockázatnak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket, és ezek között példaként a titkosítást is említi. Ha a bérjegyzéket külső szolgáltató állítja elő vagy kézbesíti, a 28. cikk szerint adatfeldolgozói szerződés szükséges.

A gyakorlatban érdemes ellenőrizni:

• Címzett: a bérjegyzék csak a munkavállaló személyes postafiókjába vagy személyes felhasználói fiókjába kerülhet, közös vagy csoportos címre nem.
• Titkosítás: a fájl jelszóval vagy titkosítással védett legyen, a jelszót pedig ne ugyanabban az üzenetben küldjék.
• Privát e-mail-cím: csak a munkavállaló által megadott és visszaigazolt címre érdemes küldeni, hogy egy elírt cím ne vezessen adatvédelmi incidenshez.
• Hozzáférési jogosultságok: a HR- és bérszámfejtési rendszerben csak az arra jogosult munkatársak lássák a bérjegyzékeket.
• Adatkezelési tájékoztató: az elektronikus kiadás módja szerepeljen a munkavállalóknak szóló adatkezelési tájékoztatóban.

Jelszavas PDF e-mailben vagy munkavállalói portál?

Mindkét megoldás megfelelhet az Mt. és a GDPR követelményeinek; a különbség a közlés igazolhatóságában, a kezelési teherben és a hozzáférési kockázatban van. A döntést érdemes a létszám, a munkakörök digitális hozzáférése és a meglévő HR-rendszer alapján meghozni.

Ha a táblázat nem jelenik meg: a papíralapú bérjegyzék átadása egyszerűen igazolható, de havonta jelentős adminisztrációval jár; a jelszavas PDF e-mailben gyorsan bevezethető, de a címzett és a jelszókezelés pontosságán múlik a biztonsága; a munkavállalói portál a hozzáférés naplózásával jobban dokumentálja a közlést, viszont megfelelő eszközt és belépési lehetőséget feltételez minden munkavállalónál.

Az elektronikus kiadás nem minden munkavállalói körben a legjobb megoldás. Ahol a munkatársak egy része nem dolgozik számítógéppel, nincs céges e-mail-címe vagy okostelefonja (például gyártásban, logisztikában, kereskedelemben), ott érdemes vegyes modellt fenntartani, és a papíralapú vagy más, ténylegesen hozzáférhető kiadást meghagyni.

Hogyan álljon át az elektronikus bérjegyzékre?

Az átállás akkor zökkenőmentes, ha a munkajogi, adatvédelmi és technikai kérdéseket egyszerre kezelik.

1. Mérje fel a hozzáférést. Kinek van céges e-mail-címe, ki dolgozik számítógéppel, kinek van szüksége papíralapú alternatívára?
2. Válassza ki a csatornát. Jelszavas e-mail, munkavállalói portál vagy a kettő kombinációja; a döntést a fenti szempontok szerint érdemes meghozni.
3. Rendezze az e-mail-címeket. Céges címek esetén ellenőrizze, hogy személyesek-e; privát cím esetén kérje a munkavállaló írásos megadását és visszaigazolását.
4. Tájékoztassa a munkavállalókat. Írásban, a bevezetés előtt: mikortól, milyen formában, hogyan nyitható meg a bérjegyzék, és kihez fordulhat, aki nem fér hozzá. Ha az elektronikus kiadás a munkabérről való elszámolás módjának változását jelenti, az Mt. 46. § (5) bekezdése szerint erről legkésőbb a változás hatálybalépésekor írásban kell tájékoztatni.
5. Frissítse az adatkezelési dokumentumokat. Adatkezelési tájékoztató, jogosultsági rend, külső szolgáltató esetén adatfeldolgozói szerződés.
6. Biztosítson alternatívát. Aki nem fér hozzá, annak a bérjegyzéket más, ténylegesen hozzáférhető formában kell megkapnia, a 10. napi határidőn belül.
7. Rendezze az archiválást. Rögzítse szabályzatban, hol, milyen formában és meddig őrzik a kiadott bérjegyzékeket és a kiküldési naplót.
8. Indítson próbaidőszakot. Egy-két hónapig érdemes egy szűkebb körrel tesztelni, és csak utána kiterjeszteni a teljes létszámra.

Hogyan segít a BDO Magyarország?

A BDO Magyarország bérszámfejtési szolgáltatása a havi nettó bérek, adók és járulékok kiszámítása mellett az elektronikus bérjegyzékek jelszóval védett kézbesítését és felhőalapú dokumentumkezelést is tartalmaz. Így a bérjegyzék előállítása és kiküldése egy folyamatban történhet, ami segíthet csökkenteni a HR-csapat havi adminisztrációját.

A megoldás akkor lehet jó választás, ha a cég a bérszámfejtést is ki szeretné szervezni, vagy a meglévő bérszámfejtését szeretné papírmentesre átállítani anélkül, hogy saját rendszert építene. Ha a munkavállalók egy része nem fér hozzá elektronikus csatornához, a BDO szakértőivel érdemes előre egyeztetni a vegyes kiadási modellről. A munkaidő-nyilvántartás és a HR-adminisztráció digitalizálásában a bérszámfejtést támogató digitális HR-megoldások nyújtanak segítséget. A teljes kínálat a könyvelés és bérszámfejtés oldalon érhető el.

Gyakran ismételt kérdések

Meddig kell kiadni a bérjegyzéket?

A kifizetett munkabér elszámolásáról a tárgyhónapot követő hónap tizedik napjáig kell írásbeli tájékoztatást adni (Mt. 155. § (2)). Az októberi bérről szóló bérjegyzéket tehát legkésőbb november 10-ig kell átadni vagy elektronikusan hozzáférhetővé tenni.

Kell-e aláírni az elektronikus bérjegyzéket?

Az Mt. külön aláírást nem ír elő. Azt követeli meg, hogy az elektronikus dokumentum alkalmas legyen a tartalom változatlan visszaidézésére, valamint a kiállító munkáltató és a kiállítás időpontjának azonosítására (Mt. 22. § (2) a)).

Ragaszkodhat-e a munkavállaló a papíralapú bérjegyzékhez?

Az Mt. nem ír elő papíralapú formát, az elektronikus bérjegyzék is írásbelinek minősül. Ha azonban a munkavállaló az elektronikus bérjegyzékhez nem fér hozzá, a közlés nem teljesül (Mt. 24. § (1)), ezért számára más, ténylegesen hozzáférhető formát kell biztosítani.

Mi a payslip?

A payslip a bérjegyzék angol megfelelője, az e-payslip pedig az elektronikus bérjegyzéké. Nemzetközi cégeknél és angol nyelvű HR-rendszerekben gyakran így szerepel; a magyarországi munkaviszonyra ettől függetlenül az Mt. 155. §-a irányadó.

Milyen adatokat kell kötelezően tartalmaznia a bérjegyzéknek a Munka Törvénykönyve szerint?

Az Mt. 155. § (3) bekezdése nem tételes listát ad, hanem követelményt: a bérjegyzékből a munkavállalónak ellenőriznie kell tudnia az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét. Ehhez a gyakorlatban az azonosító adatok, az elszámolási időszak, a bruttó tételek jogcímenként, a levonások jogcímenként és összegenként, valamint a nettó kifizetett összeg szükséges.

Kiadhatja-e a munkáltató a bérjegyzéket csak elektronikusan, és milyen feltételekkel?

Igen. Az elektronikus bérjegyzék írásbelinek minősül, ha alkalmas a tartalom változatlan visszaidézésére, a munkáltató és a kiállítás időpontjának azonosítására (Mt. 22. § (2) a)), és akkor tekinthető átadottnak, amikor a munkavállaló számára hozzáférhetővé válik (Mt. 24. § (1)).

Érdemes-e egy 50–100 fős cégnek átállni elektronikus bérjegyzékre?

Ebben a méretben az elektronikus bérjegyzék már érdemben csökkentheti a havi nyomtatási és kiosztási adminisztrációt. Az átállás előtt érdemes felmérni, hogy minden munkavállaló hozzáfér-e az elektronikus csatornához, és rendezni a GDPR szerinti adatbiztonsági intézkedéseket (titkosítás, személyes címzett, jogosultságkezelés).

Jelszavas PDF e-mailben vagy munkavállalói portál: melyik a jobb egy KKV-nál?

A jelszavas PDF gyorsabban bevezethető és kisebb létszámnál jól működik, de biztonsága a pontos címzetten és a jelszó külön csatornán történő átadásán múlik. A portál a hozzáférés naplózásával jobban dokumentálja a közlést, de minden munkavállalónál belépési lehetőséget feltételez.

Milyen szolgáltatót válasszon egy középvállalat az elektronikus bérjegyzékhez és a bérszámfejtés kiszervezéséhez?

Érdemes olyan szolgáltatót választani, amely a bérszámfejtést és a bérjegyzék elektronikus kézbesítését egy folyamatban végzi, adatfeldolgozói szerződést köt, és dokumentálni tudja az alkalmazott titkosítást és hozzáférés-kezelést. A BDO Magyarország bérszámfejtési szolgáltatása az elektronikus bérjegyzékek jelszóval védett kézbesítését is tartalmazza.

Hogyan igazolható, hogy a munkavállaló megkapta az elektronikus bérjegyzéket?

Az Mt. szerint a bérjegyzék akkor közölt, amikor a munkavállaló számára hozzáférhetővé válik, a tényleges megnyitás ehhez nem feltétel. Vita esetén a munkáltató érdeke, hogy a hozzáférhetővé tételt igazolni tudja, ezért érdemes a kiküldést vagy a portálon való elérhetővé tételt naplózni, és a naplót a bérjegyzékekkel együtt megőrizni.