A BDO Magyarország új digitalizációs üzletága, a Solutions szakértői nagy lehetőséget látnak a vállalatok üzleti automatizációs fejlesztésében, és egyéb digitalizációs lehetőségek kiaknázásában, ezzel időmegtakarítást elérve.
A BDO elemzései alapján az üzleti automatizáció és a BigData együtt lehetnek az év meghatározó üzleti trendjei, amely jól rávilágít az IT és az üzleti terület összefonódására is. Az üzleti automatizáció és digitalizáció évek óta tartó térnyerését a Covid járvány is még tovább gyorsította. A European Investment Bank “Who is prepared for the new digital age?” elemzése szerint a cégek számára is komoly előnyt jelent, ha hangsúlyt helyeznek a digitalizációra, a digitálisan felkészült vállalatok ugyanis jobban teljesítenek, és gyorsabbak a növekedésben is. Versenyelőnyt jelenthet tehát a vállalatok számára, ha jól tudják hasznosítani a meglévő adat állományukat is, segítve ezzel a döntéshozatal hatékonyságát és sebességét.
Az üzleti automatizáció és BigData formálhatja tehát a 2022/2023-as években az üzleti világot, ami azt mutatja, hogy ezen a területen egyre inkább azok fognak tudni majd érvényesülni, akik informatikai tudással is rendelkeznek. Jó példa lehet erre a Nemzeti Adó- és Vámhivatal legújabb kezdeményezése is, az eÁfa rendszer fejlesztésének megkezdése open-source alapokon.
Sok cég esetében azt tapasztalhatjuk azonban, hogy még a 2018-ban bevezetett Online Számla rendszerben rejlő lehetőségeket sem sikerült teljes mértékben kiaknázniuk a vállalatoknak. A BDO Solutions csapata erre reagálva fejlesztette ki legújabb felhő alapú szolgáltatási platformját, a BDO Cumulus Business Cloud webalkalmazást. Számos technológiai megoldást ismerünk, amelyeket képesek vagyunk átfogóan implementálni és integrálni is, figyelembe véve az adott iparág specifikus követelményeit is.
Üzleti folyamatok automatizációja – a vállalatok sikerének kulcsa
A digitális átalakulás középpontjában tehát egyértelműen az üzleti automatizációs folyamatok digitalizálása áll. A cégvezetők világszerte évek óta foglalkoznak cégeik digitális fejlesztésével, és keresik azon eszközöket, amelyek gyorsan előre lendíthetik vállalkozásaikat. Idővel azonban az észrevehető, hogy egy eszközből több, csak adott részfeladatok ellátására használható eszköz lett, amelyeket külön kell kezelni. A BDO Solutions munkatársai ezért gondolkodnak tehát egy nagy felhő-alapú platform létrehozásában Cumulus néven, amelyen minden üzletági automatizációs megoldásuk helyet kaphat, illetve Ügyfeleik számára is elérhető módon, szoftveres szolgáltatásként megvásárolhatóvá is teszik azt.
A vállalatok teljes egészére kiterjedő, digitális üzleti automatizációs folyamatok helyett, a „quick-win” áll általában a gondolkodásmód középpontjában. Ma pedig a cégvezetők és döntéshozóik fizetik meg az árát ezen hozzáállásnak. Alábbiakban szeretnénk ismertetni tehát, hogy milyen gondolkodásmódok akadályozhatják meg vállalatának sikereit a digitalizáció terén, és hogyan hozhatóak meg a helyes döntések a továbbiakban.
Az elmúlt években a technológiai fejlesztések miatt kezelhetetlen számú különálló megoldás található meg a piacon. Zömével azzal az ígérettel kecsegtetnek, hogy adott alkalmazási területet a legjobb módon digitalizálnak. A mindennapi üzleti folyamatok azonban nem igazán különálló rendszerek együttműködéséből állnak, mivel az emberek mindenhol együtt dolgoznak, tudást és adatokat osztanak meg egymással. Gyakran ez az információ-áramlás csak manuális átadással történhet, és az ilyen jellegű különálló eszközök sokszor a kelleténél nehézkesebben kommunikálnak egymással. A munkavállalók időt, a cégtulajdonosok pénzt veszítenek a folyamatok rendszeres ellenőrzése és felülvizsgálata miatt, és a helyes információ begyűjtésével/formázásával, vagy a feladatok állapotának lekérésével is sokszor manuálisan és/vagy utólagosan is foglalkozni kell, nem megfelelő folyamatok esetében. Pedig egy papír-mentes irodában ezeket a feladatokat szoftveres támogatással lehetséges lenne akár automatizálni is.
Az üzleti folyamatok digitalizációja tehát nem feltétlen azt jelenti, hogy minden felhasználási terület legjobb eszközét kell megtalálni a piacon, sokkal fontosabb inkább a rendszer és a környezet ésszerűsítése/felülvizsgálata, és a munkavállalók mindennapi feladatainak megkönnyítése, a digitális végpontok közötti folyamatok átgondolásával.
Gyakori továbbá az is, hogy a cégeknél mérlegelni kezdik egy vállalati tartalomkezelő-rendszer (ECM) vagy egy munkafolyamat-megoldás megvásárlását. A cégek ilyenkor gyakran túlságosan csak egy terület problémáira keresik a megoldást, háttérbe szorítva más lehetőségek egyéb alkalmazási célú hasznosságát.
Kifejezetten gyakori a pénzügyi részlegek esetében, hogy tele vannak különféle speciális felhasználási területekkel és szervezeti egységenek átnyúló üzleti folyamatokkal, és akár ezekhez társuló különálló automatizmusokkal is. Ennek viszont sokszor az az eredménye, hogy rengeteg potenciál elvész, mindeközben a költségek pedig csak tovább nőhetnek.
A digitalizáció sikeressége és az alacsony vállalati növekedés nagy részben olyan digitalizált/automatizált folyamatokat eredményezhet, amelyek nem végponttól végpontig működnek. A vállalatoknak átfogóbb megoldásokra van szükségük. Olyan platformokra, amelyeket a vállalatok egész területén különféle alkalmazási célra fel lehet használni, és ennek eredményeként tartósan növelhetik annak hatékonyságát. A digitális stratégia kigondolásának már a rendszerek kiválasztása előtt szükséges megtörténnie. Olyan intézkedések, mint a végpontok közötti automatizálás is segítik a fenntartási költségek csökkentését.
Az ERP-rendszerek (vállalatirányítási-rendszerek) digitális folyamat-automatizálási eszközként való felfogása olyan gondolkodásmód, amely már túl régóta terjed, és még mindig túl sok helyen lehet találkozni vele. Sajnos figyelmen kívül hagyva azonban azt a tényt, hogy a klasszikus alkalmazások gyakori, hogy nem tudják átfogóan kielégíteni egy vállalat sajátos igényeit. A folyamatok és a kapcsolódó dokumentumok, különösen az adatok és információ kezelése tekintetében. Amikor ennek ellenére az ERP-rendszert átfogó digitalizációra akarják használni, az gyakran zavarokat eredményez a kellő integráció elmaradása miatt. Gyakran további kézi bevitelre lehet szükség akár emiatt is, például mikor egy folyamaton belüli váltás történik a különböző rendszerek használata között.
A cégeknek sokkal rugalmasabb alkalmazási platformokra van szükségük ahhoz, hogy kellő mélységben automatizálhassák üzleti folyamataikat. ERP rendszerekből származó adatok mellett ugyanis gyakran más forrásból származó további információra is szükség lehet. Ezek megkövetelhetik a dokumentum-alapú adatok integráltabb kezelését és a törzsadatok sokkal rugalmasabb felhasználását.
A dokumentum-kezelő rendszerek a dokumentumokon alapuló folyamataink digitalizációjának leggyakrabban használt eszközei. Általános tévedés azonban, hogy egy DMS vagy ECM rendszer átfogó szoftvert kínálna az üzleti folyamatok automatizálására és digitalizálására. Magukra a dokumentumokra összpontosítanak, és így elhanyagolják a szimplán adat alapú folyamatokat. Ennek sűrűn az az eredménye, hogy sajnos sok potenciál elveszhet.
Ezen üzleti folyamatok digitalizációja és automatizációja új lehetőségeket nyithat meg. A manuális/analóg folyamatok puszta tükrözése a digitális folyamatokba, nem használja ki kellőképpen ezt a lehetőséget, és a legrosszabb esetben még a növekedést is meggátolhatja, esetenként. Az újragondolás ugyanis gyakran nem igazán történik meg ezzel a megközelítéssel. A nagyvállalati digitalizáció modern platformjai rengeteg lehetőséget kínálnak arra, hogy a mindennapi használatban következetesen kezelhessük a folyamatainkat és a feladatainkat. Észben kell tartani továbbá mindig azt a szempontot is, hogy ezen változások nem lehetnek öncélúak, hanem egy nagyobb hatékonyságot kell eredményezniük a nap végén a munkafolyamatainkban.
A BDO szakértői arra szeretnének rávilágítani Ügyfeleik folyamatai kapcsán, hogy a lényeg tehát, hogy a digitális automatizálás önmagában nem hoz változást, és ha a döntéshozók előre akarják mozdítani a digitális automatizálást vállalatukon belül, akkor ki kell dolgozni egy digitális stratégiát.
Hogyan épülnek fel a saját folyamataim? Vannak hiányosságok a hatékonyságomban? Hogyan lehetne ezeket digitálisan megoldani, esetleg automatizálni? Milyen típusú üzleti modelleket lehet ebből kikövetkeztetni? Milyen szoftverekkel érhetnék el esetlegesen növekedést, egy hosszabb távon? Mi legyen a saját digitális stratégiánk?
Ezen kérdések megválaszolásában segíthet tehát a BDO Magyarország új üzletága, a BDO Magyarország Solutions Tanácsadó Kft. Szolgáltatásaik között megtalálható az ERP tanácsadás és/vagy bevezetés is, Microsoft Business Central alapokon. Foglalkoznak még továbbá egyedi szoftverfejlesztéssel, és egyéb Business IT megoldások bevezetésével és fejlesztésével is.
Kijelenthető ezek alapján, hogy a digitalizáció valójában nem feltétlenül új szoftveres vagy hardveres eszközök beszerzését jelenti, hanem egy gondolkodásmódot. A BDO szakértői szerint a cégeknek ezen gondolkodásmód mentén szükséges átalakulniuk úgy, hogy a folyamataikat ilyen szemmel vizsgálják, és hogy ezekhez a legmegfelelőbb szoftveres vagy hardveres eszközöket használják-e jelenleg. Érdemes lehet-e esetleg más jellegű, például felhő alapú megoldásokat vagy szolgáltatásokat igénybe venni, amelyekhez nem szükséges komolyabb eszköz-park fenntartása.
Amennyiben hasonló megoldást keres cégének üzleti szoftveres vagy automatizációs alkalmazások kapcsán, bizalommal keresheti a BDO Magyarország szakértő kollégáit a Cumulus felhő szolgáltatással kapcsolatosan is, vagy bármilyen egyéb szoftverfejlesztést igénylő automatizáció vonatkozásában.
További információkért keressen minket bizalommal az alábbi elérhetőségeink egyikén:
Email cím: bdosolutions@bdo.hu
Telefonszám: +36-1-235-3010