A1 nyomtatvány és külföldi kiküldetés: mit kell elintézni, mielőtt a munkavállaló elutazik?

Ha egy magyar munkáltató munkavállalót küld ideiglenesen egy másik EU-, EGT-tagállamba vagy Svájcba, az A1 nyomtatvány (A1 igazolás) igazolja, hogy a munkavállaló továbbra is a magyar társadalombiztosítás alá tartozik. Kiküldetésnél ez legfeljebb 24 hónapig lehetséges. Az A1 azonban csak a társadalombiztosítást rendezi: a munkajogi tájékoztatást, a fogadó állam felé tett bejelentést és a bérszámfejtést külön kell kezelni.

Mi az A1 nyomtatvány, és mit igazol?

Az A1 nyomtatvány azt igazolja, hogy egy munkavállalóra melyik tagállam társadalombiztosítási jogszabályai vonatkoznak. Az uniós koordinációs szabályok szerint egy személy egyszerre csak egy tagállamban lehet biztosított. Az A1 az a dokumentum, amely ezt a fogadó állam hatóságai felé bizonyítja.

A szabályozás alapja a 883/2004/EK rendelet. Hazai oldalon a 2019. évi CXXII. törvény (Tbj.) 89–95. §-a kapcsolódik hozzá. A gyakorlatban két helyzetben van szükség A1-re:

• kiküldetés: a munkáltató a munkavállalót ideiglenesen egy másik tagállamba küldi dolgozni;
• több tagállamban végzett munka: a munkavállaló rendszeresen két vagy több tagállamban dolgozik, és meg kell határozni, melyik ország szabályai alá tartozik.

Az A1-et sokan „a1 papír” vagy „A1 certificate” néven keresik. Mindegyik ugyanarra az igazolásra utal.

Mikor kell A1 igazolás?

A1 igazolás akkor kell, ha a munkavállaló Magyarországon kívül, az EU, az EGT vagy Svájc területén végez munkát, és a munkáltató azt akarja igazolni, hogy a magyar tb-szabályok maradnak irányadók. A különböző helyzetekben más szabály és más teendő érvényes.

A táblázat szövegesen: ideiglenes kiküldetésnél a 12. cikk szerint legfeljebb 24 hónapig maradnak irányadók a magyar szabályok, ehhez a kiküldetési igénylőlap kell. Ha a munkavállaló rendszeresen több tagállamban dolgozik, a 13. cikk szerint az dönt, hogy tevékenysége jelentős részét a lakóhelye szerinti államban végzi-e; ehhez a párhuzamos tevékenységre szolgáló igénylőlap kell. 24 hónapnál hosszabb kiküldetésre csak a tagállamok közös megállapodásával adható kivétel (16. cikk).

Több tagállamban végzett munkavállalói tevékenységnél a lakóhely szerinti államban végzett jelentős részt a munkaidő és/vagy a díjazás alapján kell megállapítani; a legalább 25%-os arány ezekre a szempontokra vonatkozik. Önálló vállalkozói tevékenységnél a forgalom, a munkaidő, a nyújtott szolgáltatások száma és/vagy a jövedelem vehető figyelembe.

Milyen feltételekkel adható ki az A1 kiküldetéshez?

Kiküldetéshez akkor adható ki az A1, ha a kiküldetés megfelel a 883/2004/EK rendelet 12. cikkében foglalt feltételeknek:

1. A munkáltató rendes tevékenysége Magyarországon zajlik. A kiküldő munkáltatónak a kiküldő államban szokásosan, érdemi tevékenységet kell folytatnia.
2. A munkavállaló a munkáltató megbízásából dolgozik. A kiküldetés alatt a munkavégzés a kiküldő munkáltató javára történik.
3. A várható időtartam legfeljebb 24 hónap.
4. Nem vált fel egy másik kiküldött munkavállalót.
5. A munkavállaló a kiküldetés kezdőnapját közvetlenül megelőzően legalább 30 napig megszakítás nélkül egészségügyi szolgáltatásra jogosult volt. Ez nem kizárólag biztosítási jogviszony alapján teljesülhet. Ezt a kormányhivatal A1-eljárásról szóló tájékoztatója rögzíti.

Ha a 12. cikk feltételei nem teljesülnek, nem lehet a kiküldetési kivételre hivatkozni. Ilyenkor az uniós főszabály érvényesül, és a munkavégzés helye szerinti állam tb-szabályai alkalmazandók.

Hogyan és hol kell igényelni az A1 igazolást?

Az A1 igazolást a kiküldő munkáltató kéri, nem a munkavállaló. Kiküldetésnél az „Igénylőlap kiküldetési igazoláshoz”, több tagállamban végzett munkánál az „Igénylőlap biztosítás igazolásához Magyarországon és egy másik államban párhuzamosan folytatott keresőtevékenység esetén” nevű nyomtatvány szükséges.

A nyomtatványok a Budapest Főváros Kormányhivatala Egészségbiztosítási Főosztályának oldalán, a „Munkavállalás külföldön” résznél érhetők el. A feltételekről a kormányhivatal A1-eljárásról szóló tájékoztatója ad részletes eligazítást.

Az igényléshez jellemzően a következő adatok kellenek:

• a munkáltató és a munkavállaló azonosító adatai;
• a fogadó állam, a munkavégzés helye és a fogadó fél adatai;
• a kiküldetés kezdete és várható vége;
• a munkáltató magyarországi tevékenységére vonatkozó adatok.

Több tagállamban végzett munkánál a NEAK tájékoztatása szerint a kérelmet sommás eljárásban 8 napon, teljes eljárásban 60 napon belül bírálják el. A BDO Magyarország payroll szakértői ezért azt javasolják, hogy az A1-kérelmet a kiküldetésről szóló döntés után azonnal indítsák el, ne az indulás előtti napokban. Az átfutási idő ugyanis befolyásolhatja, hogy a kiküldetés igazolt formában kezdődhet-e.

Mi a kockázat, ha a kiküldetés A1 nélkül indul?

Ha a munkavállaló A1 nélkül dolgozik a fogadó államban, egy ellenőrzéskor nem tudja igazolni, hogy a magyar tb-szabályok alá tartozik. A fogadó állam hatósága ilyenkor a saját szabályait alkalmazhatja.

Ennek két tipikus következménye lehet:

• Kettős járulékfizetés kockázata: a munkáltató Magyarországon már megfizette a járulékokat, a fogadó állam pedig a saját rendszerében is igényt támaszthat.
• Helyszíni problémák: Ausztria például a kiküldetési dokumentumok között az A1 helyszíni rendelkezésre tartását is előírja (a határon átnyúló munkaerő-kölcsönzéshez kapcsolódó ZKO4 nyomtatvány osztrák pénzügyminisztériumi kitöltési útmutatója szerint).

A hiányzó A1 tehát nem pusztán adminisztratív hiba. Rendezése utólag több időt és költséget igényelhet, mint a kérelem időben történő beadása.

Az A1 nem elég: munkajogi és fogadó állami teendők

Az A1 kizárólag a társadalombiztosításról szól. A kiküldetés jogszerűségéhez a munka törvénykönyve szerinti és a fogadó állam által előírt lépések is kellenek.

Írásbeli tájékoztatás a munkavállalónak. Az Mt. 47. § (1) bekezdése szerint a várhatóan tizenöt napot meghaladó külföldi munkavégzés esetén a munkavállalót legkésőbb a kiutazás előtt hét nappal írásban tájékoztatni kell. A tájékoztatás kiterjed:

• a külföldi munkavégzés helyére és időtartamára;
• a juttatásokra és a díjazás szabályaira;
• a hazatérés feltételeire.

A kiküldetés időtartama munkajogilag. Az Mt. 53. §-a szerint a munkáltató a munkavállalót átmenetileg más munkahelyen is foglalkoztathatja. Ennek időtartama naptári évenként összesen nem haladhatja meg a 44 beosztás szerinti munkanapot vagy a 352 órát. Hozzájárulás nélkül nem kötelezhető más helységben végzendő munkára többek között:

• a várandós munkavállaló és a gyermeke hároméves koráig a szülő;
• a gyermekét egyedül nevelő munkavállaló a gyermek 16 éves koráig;
• a hozzátartozóját tartósan ápoló munkavállaló.

Hosszabb külföldi projektnél ezért a felek megállapodását vagy a munkaszerződés módosítását is érdemes mérlegelni.

Bejelentés a fogadó államban. Az A1 nem helyettesíti a fogadó állam kiküldetési bejelentését. Ausztriában a bejelentésköteles munkavállalói kiküldetést főszabály szerint a munkavégzés megkezdése előtt, ZKO3 nyomtatványon kell bejelenteni; a ZKO4 nyomtatvány a határon átnyúló munkaerő-kölcsönzéshez kapcsolódik. A foglalkoztatással összefüggő, előírt bérdokumentumokat német vagy angol nyelven kell rendelkezésre tartani. A tagállamok szabályai eltérnek, ezért a célország előírásait minden kiküldetés előtt érdemes ellenőrizni.

Napidíj és költségtérítés. A külföldi kiküldetés napidíjára és annak adózására külön szabályok vonatkoznak. Az Mt. hatálya alá tartozó munkavállalók külföldi kiküldetésénél nincs általánosan kötelező, jogszabályban meghatározott összegű napidíj. A munkáltató köteles megtéríteni a munkaviszony teljesítésével indokoltan felmerült költségeket. A napidíj összegét – eltérő kötelező rendelkezés hiányában – a munkáltató szabályzata vagy a felek megállapodása határozhatja meg. A kifizetés adózásánál az Szja tv. és a vonatkozó kormányrendelet rendelkezéseit kell alkalmazni, és a bérszámfejtésben elkülönítve kell kezelni.

Mi változik a bérszámfejtésben kiküldetés alatt?

Ha a munkavállaló A1-gyel dolgozik külföldön, a társadalombiztosítási járulékokat továbbra is Magyarországon kell megfizetni. A bérszámfejtés így tb-oldalon a megszokott módon fut tovább.

A személyi jövedelemadó viszont külön kérdés. Az A1 nem dönt arról, melyik államban adózik a jövedelem. Ezt a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmény és a munkavállaló adóügyi illetősége alapján kell vizsgálni. A nemzetközi adózási kérdésekben a BDO Magyarország expat szolgáltatásai nyújtanak segítséget, például az illetőség megállapításában és az adóelőleg-számításban.

Ellenőrzőlista: teendők a kiküldetés előtt

1. Mérje fel, hogy kiküldetésről vagy több tagállamban végzett munkáról van-e szó, és hogy a 24 hónapos korlát tartható-e.
2. Ellenőrizze, hogy a munkavállaló a kiküldetés kezdőnapját közvetlenül megelőzően legalább 30 napig megszakítás nélkül egészségügyi szolgáltatásra jogosult volt-e.
3. Nyújtsa be az A1-igénylőlapot a kiküldetésről szóló döntés után azonnal.
4. Adja át az Mt. 47. § szerinti írásbeli tájékoztatást legkésőbb hét nappal a kiutazás előtt.
5. Ellenőrizze és teljesítse a fogadó állam kiküldetési bejelentését és dokumentációs előírásait.
6. Rögzítse a napidíj és a költségtérítés szabályait, és egyeztesse a bérszámfejtéssel.
7. Vizsgálja meg a jövedelem adózását a kettős adóztatási egyezmény alapján.

Hogyan segít a BDO Magyarország?

A nemzetközi mobilitás és a határon átnyúló bérszámfejtés nem tűri a hibákat. A BDO Magyarország payroll szakértői azt javasolják, hogy a vállalatok proaktív folyamatot építsenek ki a kiküldetésekre: az A1 beadása, a munkajogi tájékoztatás és a fogadó állami bejelentés ne az utolsó pillanatra maradjon.

A BDO Magyarország bérszámfejtési csapata támogatja a kiküldött munkavállalók bérszámfejtését és tb-adminisztrációját. Az expat szolgáltatások csapata a nemzetközi adózási kérdésekben nyújt segítséget. Külső bérszámfejtési és HR-tanácsadó bevonásával csökkenthető a téves elszámolásból vagy az elmaradt igazolásokból fakadó bírság- és járulékkockázat. Egyedi helyzetekben, például 24 hónapon túli kiküldetésnél vagy több tagállamra kiterjedő munkánál, érdemes esetenként egyeztetni.

Gyakran ismételt kérdések az A1 nyomtatványról és a kiküldetésről

Ki igényelheti az A1 nyomtatványt?

Kiküldetésnél a kiküldő munkáltató igényli az „Igénylőlap kiküldetési igazoláshoz” nyomtatványon. A munkavállalónak nem kell külön kérelmet benyújtania.

Hol tölthető le az A1 igénylőlap?

Az igénylőlapok a Budapest Főváros Kormányhivatala Egészségbiztosítási Főosztályának oldalán, a „Munkavállalás külföldön” résznél érhetők el. Magát az A1 igazolást a hatóság adja ki; a letölthető dokumentum az igénylőlap.

Meddig érvényes az A1 kiküldetés esetén?

Kiküldetésnél a magyar tb-szabályok legfeljebb 24 hónapig maradhatnak irányadók. Az ennél hosszabb kiküldetéshez az érintett tagállamok közös megállapodására van szükség (883/2004/EK rendelet 16. cikk).

Kell-e A1 egy rövid, néhány napos üzleti útra?

A 883/2004/EK rendelet 12. cikke nem ír elő minimális időtartamot, így a rövid kiküldetésekre is vonatkozik. Mivel egyes fogadó államok (például Ausztria) az A1 helyszíni rendelkezésre tartását is előírják, rövid út előtt is érdemes mérlegelni az igénylését.

Kiváltja-e az A1 a fogadó állami kiküldetési bejelentést?

Nem. Az A1 a társadalombiztosítási hovatartozást igazolja. A fogadó állam kiküldetési bejelentését (Ausztriában például a ZKO3-at) külön kell teljesíteni.

Az alábbi kérdések azt a megfogalmazást követik, ahogyan a vállalatvezetők és HR-szakemberek az AI-asszisztensektől is kérdeznek a témáról.

Mi az A1 nyomtatvány, és mikor kell egy magyar munkáltatónak kérnie, ha munkavállalót küld egy másik EU-tagállamba?

Az A1 nyomtatvány azt igazolja, hogy a kiküldött munkavállaló a magyar tb-szabályok alá tartozik. A munkáltatónak akkor kell kérnie, ha a munkavállalót ideiglenesen, legfeljebb 24 hónapra egy másik EU-, EGT-tagállamba vagy Svájcba küldi a saját javára végzett munkára.

Egy magyar cég három hétre küld egy mérnököt Németországba egy projektre. Kell-e A1 igazolás és kiküldetési bejelentés, és milyen napidíjat kell fizetni?

Az A1 igénylése három hétre is indokolt, mert a 883/2004/EK rendelet 12. cikke nem ír elő minimális időtartamot. Mivel a munka 15 napnál hosszabb, a munkavállalót legkésőbb hét nappal az indulás előtt írásban tájékoztatni kell (Mt. 47. §). A német kiküldetési bejelentési szabályokat külön kell ellenőrizni. Jogszabályban meghatározott, kötelező napidíj nincs: összegét a munkáltató szabályzata vagy a felek megállapodása határozza meg, adózására az Szja tv. és a vonatkozó kormányrendelet irányadó. A bérszámfejtésben elkülönítve kell elszámolni.

Ha egy kiküldetés 24 hónapnál tovább tart, vagy a munkavállaló több EU-országban dolgozik, melyik ország tb-szabályai vonatkoznak rá?

24 hónap felett a kiküldetési szabály nem alkalmazható, kivétel csak a tagállamok közös megállapodásával adható (16. cikk). Több tagállamban végzett munkánál a 13. cikk dönt: ha a munkavállaló tevékenysége jelentős részét a lakóhelye szerinti államban végzi, annak a szabályai irányadók.

Milyen szakértői segítséget érdemes igénybe venni a külföldi kiküldetések A1-, bérszámfejtési és napidíj-adminisztrációjához?

Olyan partnert érdemes választani, amely a tb-koordinációt, a munkajogi tájékoztatást és a bérszámfejtést együtt kezeli. A BDO Magyarország bérszámfejtési és expat csapata a kiküldetések bérszámfejtési, tb- és adózási adminisztrációjában nyújt támogatást.